¿Qué hace un WMS?

Todos los días, un depósito se enfrenta a grandes problemas, empezando con los contenedores que se apilan en la recepción. Existe falta de criterio para ordenar la mercadería, espacio de almacenamiento desaprovechado y pérdida de tiempo buscando los productos. Hay una mejor manera de hacer las cosas y esta es la implementación de un sistema de gestión de almacenes. Disminuye los tiempos de organización y búsqueda, mejora el uso de los recursos y reduce los costos de operación. Un SGA cubre las etapas de almacenamiento; desde la recepción de la mercadería, depósito, hasta el despacho al cliente final.

El sistema de gestión de almacenes o WMS (warehouse management system) como se le conoce por su acrónimo en inglés. Es un software que ayuda a controlar el almacén de la organización, las existencias y la optimización de movimientos. Está diseñado para mejorar, regular y controlar todo lo que hay en el almacén.

En primer lugar, el sistema de gestión de almacenes optimiza los tiempos de trabajo de las personas y el espacio. Al preparar los pedidos, el software mejora las rutas de recogida; economizando los tiempos de búsqueda y organización de la mercancía. A su vez, mide el tiempo que pasa cada trabajador, en cada una de las acciones que está realizando.

En segundo lugar, una empresa que no disponga de un WMS, suele tener errores en los pedidos de los clientes. Esto se traduce literalmente, en clientes insatisfechos, un mayor volumen de devoluciones, creciente número de envíos para subsanar estos errores. Todo esto conlleva a disponer de más personas trabajando en el almacén y realizar más procesos de validación.

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Importancia de un sistema de gestión de almacenes:

La funcionalidad de la cadena de suministro: (rapidez, precisión y eficiencia) dependerá de los procesos de almacenamiento. Un WMS es vital en la gestión de dicha cadena al administrar los procesos de cumplimiento de pedidos. Desde la recepción de materias primas hasta el envío de productos terminados pasa por el control del software.

Por ejemplo, si las materias primas o las piezas se pierden, la cadena de suministro puede ralentizarse o interrumpirse. Los WMS son esenciales para garantizar que estos procesos se ejecuten sin problemas al rastrear el inventario. Estos aseguran que los productos se almacenen y clasifiquen correctamente, también optimiza el envío y rastreo de los mismos.

Por consiguiente, un SGA:

  • Controla la caducidad de los productos.
  • Dispone y coloca la mercancía en un orden optimizado según su fecha de caducidad.
  • Permite reubicar la mercancía en la zona destinada a ello para su salida.
  • Mide el número de devoluciones y ayuda a disminuirlo.
  • Genera gran variedad de reportes, exportables en formato excel y pdf.
  • Disponen de una interfaz web para hacer las consultas online.
  • Mejora significativamente el aspecto económico del almacén.

Importancia de un sistema de gestión de almacenes:

Características de un sistema de gestión de almacenes:

Muchas características son comunes a los productos de software WMS e incluyen lo siguiente:

  • Diseño de almacén: permite personalizar el flujo de trabajo y la lógica de selección para una asignación de inventario optimizada.
  • Seguimiento de inventario: permite el uso de sistemas de seguimiento avanzado y de identificación automática y captura de datos (AIDC). Incluidos lectores de códigos de barras y RFID para garantizar que las mercancías puedan encontrarse fácilmente cuando sea necesario trasladarlas.
  • Recepción y almacenamiento: permite el almacenamiento y la recuperación de inventario con tecnología pick-to-light o pick-to-voice; ayudando a localizar mercancías.
  • Picking y embalaje de mercancías: incluye picking por zonas, picking por cantidades y picking por lotes.
  • Envío: faculta al WMS para enviar conocimientos de embarque (B / L) antes del envío, generar listas de empaque y facturas.
  • Gestión laboral: ayuda a los gerentes de almacén a monitorear el desempeño de los trabajadores mediante el uso de indicadores. Son (KPI) que indican que trabajadores se desempeñan por encima o por debajo de los estándares.
  • Gestión de patios y muelles: guía a los conductores que ingresan al almacén a encontrar los muelles de carga adecuados. El control de muelles y de patios permite el cross-docking y otras funciones de la logística de entrada y salida.
  • Informes: ayudan a los gerentes a analizar el desempeño de las operaciones del almacén y encontrar áreas para mejorar.

Principales proveedores de WMS

La venta de software WMS como producto independiente o como módulos en paquetes completos la realizan proveedores para grandes empresas. Entre estas están:

  • IBM.
  • Microsoft.
  • Oracle.
  • SAP.

También hay una variedad de tipos de sistemas de gestión de almacenes (WMS) que se enfocan en industrias específicas y pymes; estas incluyen:

  • Aptean.
  • ASCTrac.
  • Basware.
  • Blue Yonder.
  • Click Reply.
  • Epicor.
  • Fishbowl.
  • HighJump.
  • Infor.
  • Manhattan Associates.
  • Rootstock Software.
  • Sage.
  • SnapFulfil.
  • Softeon.

Preguntas frecuentes

Cubre todo el recorrido de la mercancía: desde que entra y se recibe, pasa por el depósito y el almacenamiento, hasta el despacho al cliente final.

El software optimiza las rutas de recogida, de modo que se tarda menos en buscar y ordenar la mercancía. También mide cuánto tiempo dedica cada trabajador a cada acción, lo que permite ver dónde se pierde tiempo en el almacén.

Suele cometer errores en los pedidos. Eso se traduce en clientes insatisfechos, más devoluciones y más envíos para corregir los fallos. Para compensarlo hacen falta más personas en el almacén y más procesos de validación.

A diario se suman otros problemas: contenedores apilados en la recepción, falta de criterio para ordenar la mercancía, espacio mal aprovechado y tiempo perdido buscando productos.

La rapidez, la precisión y la eficiencia de la cadena dependen de los procesos de almacenamiento, y el WMS gestiona el cumplimiento de los pedidos: desde la recepción de materias primas hasta el envío del producto terminado.

Si se pierden materias primas o piezas, la cadena se ralentiza o se interrumpe. Al rastrear el inventario, el sistema asegura que cada producto se almacene y clasifique donde corresponde, y optimiza el envío y su seguimiento.

Entre las funciones más útiles de un SGA están estas:

  • controla la caducidad de los productos y los coloca según su fecha de caducidad;
  • permite reubicar la mercancía en la zona destinada a su salida;
  • mide las devoluciones y ayuda a reducirlas;
  • genera informes exportables a Excel y PDF;
  • ofrece una interfaz web para consultar online.

En conjunto mejora el aspecto económico del almacén.

La mayoría incluye módulos como estos:

  • diseño del almacén, para personalizar el flujo de trabajo y la lógica de selección;
  • seguimiento de inventario con lectores de códigos de barras o RFID;
  • recepción y almacenamiento, con ayudas como pick-to-light o pick-to-voice;
  • picking y embalaje;
  • envío, con conocimientos de embarque, listas de empaque y facturas;
  • gestión laboral, con indicadores del desempeño de cada trabajador;
  • gestión de patios y muelles, que guía a los conductores hasta el muelle de carga adecuado y permite el cross-docking;
  • informes para analizar las operaciones y encontrar áreas de mejora.

Incluye picking por zonas, por cantidades y por lotes. Cada modalidad organiza de forma distinta la recogida de productos para preparar los pedidos.

Mediante indicadores (KPI) que muestran qué trabajadores rinden por encima o por debajo de los estándares. Con esa información los gerentes del almacén supervisan el desempeño y detectan dónde mejorar.

Para grandes empresas lo venden, como producto independiente o como módulos de paquetes completos, IBM, Microsoft, Oracle y SAP.

Hay además sistemas orientados a industrias concretas y a pymes, como Aptean, Blue Yonder, Epicor, Fishbowl, Infor, Manhattan Associates, Sage o Softeon.

Con sistemas de seguimiento y de identificación automática y captura de datos (AIDC), que incluyen lectores de códigos de barras y RFID. Así la mercancía se encuentra con facilidad cuando hay que moverla. En el almacenamiento y la recuperación se puede añadir tecnología pick-to-light o pick-to-voice, que ayuda a localizar los artículos.