El project management como herramienta de crecimiento

Ser más organizado no es algo que suceda de la noche a la mañana, requiere esfuerzo y práctica.

• Establecer metas y objetivos: tener un propósito claro ayuda a mantener el enfoque y a evitar distracciones innecesarias.
• Priorizar tareas: identificar las tareas más importantes y urgentes, asignarles un tiempo de realización y objetivos específicos para completarlas.
• Desarrollar un sistema de organización: ya sea digital o físico, donde puedas clasificar y almacenar la información y los objetos serán fundamentales para mantenerse organizado.
• Establecer rutinas: con la finalidad de crear hábitos y mantener una estructura en la vida.
• Eliminar lo innecesario: deshacerse de cosas innecesarias, desde objetos hasta actividades, puede ayudar a reducir el desorden y la distracción.

• El project management permite conseguir un objetivo (en general, de alta complejidad) a través del cumplimiento de una serie de hitos; así, permite alcanzar la meta dentro de los límites preestablecidos de tiempo y dinero, con un uso más eficiente de los recursos.
• El project management minimiza la burocracia e incrementa la velocidad de implementación al crear una estructura matricial específica para el proyecto.
• La estructuración del proyecto en fases (evaluación de factibilidad técnica y económico-financiera, planificación, implementación, cierre y control) donde cada una cumple una función específica permite optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y financieros al tiempo que se minimizan los riesgos.

Algunas de las razones por las que el project management permite responder más rápidamente vienen a continuación:

• Maximiza la capacidad de la organización: Consigue más con menor costo, la gestión de proyectos identifica todas las responsabilidades funcionales de cara al cumplimiento de la misión de la empresa, asegurándose que todos los miembros de la organización conocen su responsabilidad. Asimismo, identifica las posibles mejoras en los procesos, proporcionando ahorros en tiempos y costes.
• Coordina los diferentes recursos internos y externos: En muchas ocasiones, un mismo proveedor tiene contacto con diferentes áreas de la empresa y no se aprovechan las sinergias que esto puede proporcionar.
• Aporta una visión de conjunto y mejora la comunicación en la empresa: Permite transferir conocimientos entre departamentos que, de otra forma, actuarían de forma estanca. Fija objetivos globales más allá de las visiones particulares de cada grupo, departamento o área. Maneja presupuestos generales y costos de toda la organización y permite marcar prioridades dentro de las distintas acciones pendientes.
• Permite aprender de las lecciones pasadas: Una correcta gestión de proyectos permite a la empresa usar esa experiencia para la planificación y realización de proyectos futuros.
• Aporta una correcta percepción sobre la auténtica capacidad del equipo, ya que maximiza las sinergias entre los distintos miembros.
• Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana, permitiendo que se diseñen acciones correctivas a tiempo.
• Aporta una visión centrada en el cliente, ya que el jefe de proyecto es, generalmente, el interlocutor único del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organización.
• Proporciona información a la Gerencia y reduce la necesidad de que todos los miembros del equipo estén realizando informes constantemente, ya que se centraliza la información en el jefe de proyecto.
• Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un resultado acorde con los requisitos y con adecuación al uso.

Finalmente, el project management puede maximizar los resultados y facilitar la generación de información para la toma de decisiones, asegurando la materialización de los resultados esperados.