Project management: ¿Cuáles son sus beneficios e impacto?

Un Project Management es un profesional que tiene la capacidad de llevar a cabo un planeamiento, generando motivación y administrando los recursos para conseguir todos o la mayoría de los objetivos. En otras palabras, se trata de una disciplina basada en la gestión de proyectos, que tiene como principal objetivo optimizar los procesos y su entorno con la finalidad de conseguir los resultados esperados.

Por lo tanto, cuando hablamos de un project management hacemos referencia a una persona que tiene la capacidad y la disciplina para planificar, organizar, tener estrategias y el control de los recursos. Sin embargo, es fundamental tener en cuenta las limitaciones. En otras palabras, es importante saber que todo proyecto siempre contará con limitaciones que le acompañen, algunos de estos pueden ser el tiempo, la calidad o el presupuesto, por lo que el project management tendrá que trabajar bajo estas limitantes.

A pesar de lo que parece, al contar con una diversidad de términos técnicos, la gestión de proyectos no es una tarea complicada. Por esto, si recién te encuentras empezando en esta disciplina y quieres comprender a lo que se refieren tus compañeros de trabajo cuando hacen referencia a alcance de proyecto o metodologías ágiles, a continuación te daremos una explicación detallada de todo esto.

Como mencionamos al inicio del artículo, el project management es aquel profesional que se encuentra capacitado y con las disciplinas necesarias para conseguir que los proyectos sean llevados a cabo de la mejor manera. Sin embargo, dentro de la amplia categoría de gestión de proyectos existe una diversidad de tipos, metodologías e incluso enfoques. Entre estas se encuentran:

• Gestión ágil:

Hace referencia a un tipo de gestión de proyecto que suelen ser más usados por los equipos de producto, desarrollo de software e ingeniería. Este tipo de equipos creen en la mejora continua, los cambios flexibles y la evolución progresiva.

• PRINCE2:

Este nombre proviene del acrónimo en inglés PRojects IN Controlled Environments (proyectos en ambientes controlados). En esta metodología los procesos se dividen en siete partes, las cuales son:

1. Puesta en marcha del proyecto.
2. Dirección del proyecto.
3. Inicio del proyecto.
4. Gestión de límites por fase.
5. Control por fase.
6. Gestión de la estrategia.
7. Cierre.

• Cascada:

Se trata de una metodología de procesos lineal, es decir, una vez que se termina con una tarea se puede comenzar con la siguiente y así. Este método cuenta con cinco fases:

1. Requisitos.
2. Análisis.
3. Diseño.
4. Programación.
5. Pruebas y práctica.

Según el Project Management Institute, existe una diversidad de elementos que es necesario tener en cuenta para alcanzar los objetivos de manera exitosa.

• Contar con un alcance controlado.
• Es fundamental contar con una comunicación constante y efectiva.
• El plan de proyecto debe contar con una estrategia que cuente con la capacidad de medir el avance a medida que se lleva a cabo el proyecto.
• El proyecto debe ser acordado con el director de proyecto, el cliente y la empresa.

Ya hemos mencionado que el project management cuenta con la capacidad de hacer que los proyectos se lleven a cabo y lleguen a las metas planificadas, pero además de esto cuentan con otras ventajas.

Define roles y responsabilidades

Al contar con un Project Management encargado del proyecto, puedes tener por seguro que este se encargará de que cada uno de las personas partícipes, contarán con un rol y responsabilidad definida. A diferencia de lo que ocurre cuando no se cuenta con este, es muy común que los compañeros de equipo abandonen las tareas.

Al definir los roles de todos en el proyecto conseguirás evitar cualquier confusión entre los compañeros del grupo

Eficiencia en la entrega

Gracias a estrategias como “la hoja de ruta”, cada uno de los participantes del proyecto cuentan con una directriz concreta, por lo que de este modo se encargan de seguir el cronograma, manteniendo los costos y presupuestos.

Diversidad de perspectivas

El contar con un project management da la posibilidad de ampliar los horizontes, generando nuevas ideas y entendiendo los otros puntos de vista para poder llevarlo a cabo. Ahorrando de este modo tiempo y dinero.

Aumenta la ventaja competitiva

Es un hecho que si una empresa es capaz de cumplir con éxito la mayoría de sus proyectos, conseguirá una relación más armoniosa entre sus trabajadores y conseguirá un aura de satisfacción interna. Derivando de esta manera en el alcance de una posición y reputación más grande del mercado.