Gestión eficaz del tiempo: Qué debes tener en cuenta

No se deje robar su tiempo

(Evita tareas triviales que puedes delegar)

  • Teléfono, E-mail
  • Interrupciones
  • Reuniones ineficaces
  • Viajes, esperas
  • Trabajos de escritorio, papeles y archivos.

Defina metas y Objetivos:

Concéntrese en pocas cosas: la mayor parte del tiempo estamos dedicados a resolver problemas secundarios.

Enfóquese en pocos objetivos, pero importantes, será más productivo resolver de a uno a la vez.

Planifique por escrito: Dedique 8 minutos diarios a la preparación de su trabajo diario, haciendo esto logrará ganar 1 hora diaria.

Menos agitación y stress, más previsión en el curso del día.

Gestión eficaz del tiempo significa lograr los objetivos personales y profesionales de una forma mejor y más rápida

Ahorrar y ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes (tareas de dirección, colaboradores, creatividad, familia, tiempo libre).

Tener una visión panorámica sobre todos los proyectos, tareas y actividades.

Utilice planes diarios

·Escribir tareas, actividades y fechas

·Calcular la duración de las actividades

·Reservar tiempo muerto

·Tomar decisiones sobre prioridades, sintetizar y posibilidades de delegación

·Control a posteriori – Dejar para otro día lo pendiente

Establezca prioridades para una buena gestión eficaz del tiempo:

Ventajas de establecer prioridades

Análisis ABC: Determine como A (temas más importantes, que solo Ud. puede resolver), B (tareas importantes, que pueden ser delegables), C (tareas de menor importancia que consumen mucho tiempo y son 100% delegables)

Tenga en cuenta la curva de rendimiento:

A la mañana Ud. tendrá la mayor cantidad de energía, reserve esa energía para resolver las situaciones más importantes.

Por la tarde (después de almorzar) comenzará a declinar su energía hasta el final de la tarde.

Tómese descansos cortas varias veces al día, no más de 10 minutos, camine y respire aire fresco.

Reserve un tiempo para Ud. mismo:

Incluirse usted mismo en la lista, es el mejor uso de la gestión eficaz del tiempo que podrá hacer, y la que redituará mayores beneficios.

Delegue:

Decida usted objetivo por objetivo: ¿Tengo necesariamente que llevar a cabo yo mismo esta tarea o es que no la puede realizar tan bien (o mejor) que yo un colaborador?

Delegue y también controle tareas a medio y largo plazo de su incumbencia que puedan motivar y fomentar técnicamente al colaborador

Delegue a diario tantas veces como pueda y todo lo que pueda siempre y cuando lo admita el trabajo y capacidad del colaborador

Delegue no sólo en sus colaboradores sino también en otras Secciones o personas, tanto internas como externas (Servicios).

Utilice una agenda de trabajo:

¡Recuerde es mejor tener todo por escrito!

Utilice ésta herramienta en su gestión eficaz del tiempo.

Sea consecuente:

¡Utilizando bien las técnicas de planificación del tiempo y los métodos de trabajo! usted puede ahorrar cada día entre un 10 y un 20% de su tiempo!

Una gestión eficaz del tiempo coherente, sobre la base de los principios indicados, no sólo hará que mejoren notablemente la planificación, el control y la visión de conjunto, sino que además contribuirá a disminuir el stress diario y por ende a poder disfrutar de un sentido más optimista y positivo de la vida.

Acostúmbrese a planificar por escrito el día siguiente al finalizar el trabajo del día. ¡Visualice el curso del día siguiente!

Piense por tanto, cuáles son las tareas más importantes a realizar al día siguiente. Fije por escrito el momento para llevarlas a cabo.

Gestión eficaz del tiempo: ¿Cuánto vale tu tiempo?

En general, los métodos para optimizar el tiempo suelen estar enfocados a ordenar las tareas por prioridad y por impacto. También muchas veces están enfocados a evitar tareas que se pueden automatizar o a decir no a algunos compromisos que no aportan demasiado pero que consumen tiempo. Es decir, no se trata sólo de hacer lo que hay que hacer eficientemente, sino también de elegir lo que se hace con el tiempo.

Una buena gestión de nuestro tiempo nos puede ayudar a que nuestra vida personal y profesional sea mejor.

Preguntas frecuentes

Porque al frente de un negocio pequeño se acumulan muchas tareas distintas y aprovechar bien el tiempo entre todas ellas resulta difícil.

Las más comunes son tareas triviales que pueden delegarse o reducirse:

  • Llamadas de teléfono y correos electrónicos.
  • Interrupciones.
  • Reuniones ineficaces.
  • Viajes y esperas.
  • Trabajo de escritorio, papeles y archivos.

Pocos, pero importantes, y resolverlos de uno en uno. Gran parte del tiempo se va en problemas secundarios, así que concentrarse en lo esencial rinde más y trae menos agitación y estrés.

Un buen plan diario recoge lo siguiente:

  • Las tareas, actividades y fechas, por escrito.
  • La duración estimada de cada actividad.
  • Un margen de tiempo muerto.
  • Las decisiones sobre prioridades y posibles delegaciones.
  • Un control posterior, dejando para otro día lo que quede pendiente.

Divide el trabajo en tres categorías. Las tareas A son los asuntos más importantes, que solo la propia persona puede resolver. Las B son importantes pero se pueden delegar. Las C son de menor importancia, consumen mucho tiempo y son delegables al cien por cien.

De este modo, la energía y las horas de mejor rendimiento se reservan para las tareas A, mientras que las C pasan a otras manos.

Por la mañana, que es cuando hay más energía, y conviene reservarla para lo más importante. Después de comer el rendimiento empieza a bajar y sigue declinando hasta el final de la tarde. También ayuda hacer pausas cortas varias veces al día, de no más de 10 minutos, para caminar y respirar aire fresco.

Se decide objetivo por objetivo, con una pregunta: si hay que hacer la tarea personalmente o si un colaborador puede hacerla igual de bien o mejor. Conviene delegar a diario todo lo que el trabajo y la capacidad del colaborador permitan, y controlar después las tareas a medio y largo plazo.

Delegar sirve además para motivar a los colaboradores. No se limita al propio equipo: se puede recurrir a otras secciones o a personas internas y externas, incluidos servicios contratados.

Porque al terminar la jornada se puede visualizar cómo será el día siguiente, escoger las tareas más importantes y fijar por escrito cuándo se harán. Tener todo anotado en una agenda de trabajo evita improvisar.

Se desaprovecha lo que se considera el mejor uso de una buena gestión del tiempo, y el que mayores beneficios reporta. Por eso conviene incluirse a uno mismo en la lista de prioridades.

Además, una gestión coherente reduce el estrés diario y mejora la planificación, el control y la visión de conjunto del trabajo, lo que permite afrontar la jornada con un ánimo más optimista.

No. También consiste en elegir en qué se emplea el tiempo. Se ordenan las tareas por prioridad e impacto, se evitan las automatizables y se dice no a compromisos que consumen mucho y aportan poco.