Gestión del tiempo eficaz: estrategias para lograr una mayor productividad

La productividad está relacionada con la capacidad de organizar y optimizar de la mejor forma el tiempo. 

Es la capacidad de producir bienes y servicios utilizando los recursos disponibles de forma eficiente, es decir, obtener la mayor cantidad de resultados posibles con los recursos que se tienen.

La productividad tiene mucho más que ver con la planificación que con la ejecución real de las actividades, es decir, saber organizar las responsabilidades y tener disciplina para lograr el objetivo.

A nivel individual, la productividad amerita disciplina y dependerá de la visión que la persona tenga sobre la responsabilidad de su vida y del trabajo.

Algunos consejos:

• Inicia siempre con las tareas más simples.
• Usa alguna metodología o lista para chequear tu evolución.
• Divide los objetivos grandes en pequeñas tareas.
• Si no es posible lograr todos los objetivos propuestos, enfócate siempre en lo más importante y prioritario.

Ahora, si se trata de productividad colectiva, lo ideal es optimizar el trabajo en equipo, teniendo la perspectiva de que el equipo es un sistema que trabaja por un solo objetivo en común, siendo el caso de los jefes o líderes, donde no solo tienen que lidiar con personas sino con las particularidades de cada una e incluso con sus capacidades productivas.

Algunos consejos sencillos para líderes de equipo que impactarán en la productividad:

• Conversa sobre los objetivos de forma clara.
• Delega actividades y tareas.
• Fomenta las buenas relaciones interpersonales y laborales.
• Controla las tareas y no a las personas.
• Realiza seguimientos de los indicadores de productividad.

Entre los factores que afectan significativamente la productividad de una persona, adicional a la poca organización del tiempo, se encuentran: 

Tecnología: saber usar la tecnología es importante para mejorar la productividad.Capacitación: la formación de los trabajadores les permite desarrollar capacidades que dejen un valor agregado a cada actividad que realizan.Ambiente de trabajo: un ambiente de trabajo conflictivo, incómodo y con poca iluminación disminuye la concentración.

• Motivación y moral: la motivación es uno de los factores más determinantes en la productividad de una persona. Una persona motivada y con buen humor trabaja de forma más eficiente que aquellos que están desmotivados o deprimidos.

Falta de organización: la incertidumbre no favorece la realización de un buen trabajo ya que existen muchos ruidos de comunicación y en muchas ocasiones, se cae en el retrabajo o repetición de procesos debido a fallas de calidad, ensamble o empaque.Bajo apoyo a la creatividad: permitir las nuevas ideas de los trabajadores o miembros del equipo fomenta la creatividad e impacta directamente sobre la productividad.Problemas de definición de responsabilidades: la productividad requiere de decisiones y acciones rápidas, es decir, una sola persona no puede procesar toda la información para decidir qué hacer después.

• Tener un propósito: para ser más productivo se piensa en el final de nuestras vidas, en cómo nos gustaría ser recordados, qué legado quieres dejar, es decir, trabajar a la inversa para lograr los objetivos.

Entre las preguntas importantes que se debe realizar una persona que quiere ser productiva está: ¿Cuál es mi propósito?, ya que teniendo uno bien definido se realizará un esfuerzo adicional para conseguir la meta.

• Crear una lista de tareas pendientes: la realización de cronogramas de organización o gestión del tiempo permite tener claro cuáles son las actividades a realizar en el día para alcanzar la meta diaria.

Esto con la finalidad de establecer tiempos precisos en la realización de tareas o actividades que te lleven al éxito. La organización es fundamental en la productividad.

Evitar las distracciones internas: muchas veces la poca organización de tareas diarias le permite a las personas realizar varias cosas a la vez sin culminar ninguna. 

Si bien, hay distracciones que no se pueden predecir como aquellas que provienen de otros, las internas o provenientes de uno mismo si son controlables, entre ellas, por ejemplo, establecer un horario para la revisión de RRSS y responder correos electrónicos. 

Igualmente, puede ser de gran ayuda establecer técnicas de gestión de tiempo, como por ejemplo: la técnica de Pomodoro.

Tener mentalidad de crecimiento: piensa que todas las posibilidades y cualidades se pueden aprender y tienen tendencia de prosperar ante los desafíos. 

También suelen ver el fracaso como una excelente oportunidad de aprendizaje.

Descansar bien: una mente completamente despejada y descansada puede ser más efectiva para terminar las tareas de forma correcta. 

Dormir bien es fundamental para poder pensar bien y lograr una buena concentración. 

No dejar para mañana lo que se puede hacer hoy: la adecuada gestión del tiempo significa ser capaz de entender que el retraso de una tarea hoy, puede complicar el cronograma de los días sucesivos.

La acumulación de pequeños pendientes puede convertirse el día de mañana, en una gran avalancha de trabajo. 

Si no puedes realizar alguna actividad, dí que no: si la actividad no trae ningún beneficio al desarrollo de la persona a nivel profesional, lo ideal es decir que no.

Aún cuando es difícil para las personas decir que no y que los seres humanos tampoco estamos preparados para recibirlo como respuesta, la educación, buenos modales son básicos para aprender a decir que no y enfocarte en tus objetivos.

Hacer uso responsable de las tecnologías: aquellas que puedan aportar o hacer las tareas más simples pueden ser incluidas en el día a día.

Por el contrario, si son distracciones y no se usan de forma responsable, es mejor desconectarlas para evitar retrasos en la agenda de actividades y acumulación de trabajo de forma innecesaria.

Tener los objetivos claros: el no saber qué actividades realizar, por donde empezar o cuál es la meta por conseguir hace más difícil saber cuáles son las vías y pasos que se deben tomar para realizar las actividades.

El tenerlos claros es importante para mantener el enfoque y medir el progreso de las personas.

Ser flexible: muchas veces cuando estamos encaminados hacia una meta nos encontramos con una serie de obstáculos que impiden continuar. 

Ser flexible permite cambiar los planes y adaptarse a los cambios de forma rápida y eficiente siempre manteniendo el enfoque en el objetivo.