El tiempo es oro: aprovéchalo al máximo con una gestión eficaz

Entre las consecuencias para las personas y para las empresas de la mala administración del tiempo, se encuentran: 

A nivel personal:

• Estrés y ansiedad: al no saber organizar su tiempo y la acumulación de tareas y actividades pendientes, la persona puede sentir estrés, ansiedad, sentirse abrumada y desmotivada.
• Pérdida de oportunidades: por acumular trabajo y tareas, perder el enfoque, una persona puede perder oportunidades importantes por falta de tiempo o de organización.
• Agotamiento: el permanecer largas horas detrás de una computadora o tener largas jornadas de trabajo, lleva al agotamiento físico y mental.
• Falta de equilibrio en la vida: al no saber gestionar el tiempo y pasar largas horas trabajando, se puede padecer de ansiedad y pérdida de aspectos importantes en la vida personal: familia, amistades y recreación o esparcimiento.

Para las empresas:

• Pérdida de tiempo y recursos: si los trabajadores no saben gestionar el tiempo de forma eficiente, reducen tiempo y recursos en tareas que no son prioritarias ni importantes.
• Pérdida de oportunidades: debido a la falta de organización interna, la empresa puede perder importantes oportunidades de negocio o crecimiento.
• Falta de cumplimiento de plazos: el incumplir tiempos de respuesta, de entrega de resultados e incluso de palabra puede afectar significativamente la reputación de una empresa y su relación con el mercado.
• Costos adicionales: la falta de organización conlleva a gastos innecesarios que perjudican el presupuesto anual de una empresa, teniendo que cancelar horas extras a los empleados para la finalización de tareas o actividades importantes. También se genera un aumento de estrés, lo que crea un clima laboral tenso e incluso produce rotación de personal por la ausencia de orden a nivel empresarial.

La adecuada administración del tiempo no solo contribuye a la culminación de tareas a tiempo y al cumplimiento con los plazos establecidos, sino a estar más relajado y sin estrés. 

Para que cualquier empresa pueda gestionar el tiempo de sus trabajadores debe tener en cuenta:

• Claridad en los objetivos: antes del establecimiento de los objetivos se deben planificar las tareas, lo que motivará y estimulará al equipo.
• Prioriza adecuadamente: es decir, establece con claridad lo que es importante y lo que es urgente.
• Ser proactivo: si bien hay que pensar en la mejor forma de realizar las actividades para lograr el objetivo, tampoco es ideal perder más tiempo pensando las cosas que haciéndolas.
• Identifica los ladrones de tiempo para poder combatirlos: conocer cuáles son las tareas que roban más tiempo, ayudará a combatirlas. Establece una rutina y un horario estricto para realizarlas y que no ocupe más tiempo del destinado.
• Aprende a delegar: siempre habrá actividades que otros miembros del equipo con un poco más de tiempo, podrán realizar.
• Decir que no, también está bien: no tener miedo a decirlo cuando la lista de tareas no pare de crecer y el tiempo de entrega se acorte.
• Automatiza procesos: buscar aplicaciones que ayuden a realizar tareas de forma automática ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas.
• Seguir la regla 80/20: esto quiere decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por lo tanto, se debe invertir tiempo en actividades o tareas realmente importantes.
• Utiliza los tiempos muertos:  emplea parte de los tiempos de descanso en pensar cómo organizar las tareas, a través de listas.