¿Por qué tenemos una mala gestión del tiempo?

Una persona o trabajador que no sabe administrar adecuadamente su tiempo, puede ocasionar distintos problemas en su entorno: 

  • Pérdidas financieras.
  • Tensión a nivel laboral.
  • Pérdida de tiempo e incluso perder su empleo.
  • Estrés.

Entre algunas de las causas de la ineficiente gestión del tiempo se encuentra el desconocimiento de las tareas a realizar, información incompleta y la necesidad de conocer toda la información, lo que nos ocasiona excedernos en el tiempo que necesitamos para finalizar una tarea.

Existen dos grupos causantes de una mala gestión del tiempo:

  • Internos: aquellos que vienen de la persona en sí, de su propio comportamiento.
  • Externos: esos que no dependen de la persona y son ajenos a su control.
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Entre las consecuencias para las personas y para las empresas de la mala administración del tiempo, se encuentran: 

A nivel personal:

  • Estrés y ansiedad: al no saber organizar su tiempo y la acumulación de tareas y actividades pendientes, la persona puede sentir estrés, ansiedad, sentirse abrumada y desmotivada.
  • Pérdida de oportunidades: por acumular trabajo y tareas, perder el enfoque, una persona puede perder oportunidades importantes por falta de tiempo o de organización.
  • Agotamiento: el permanecer largas horas detrás de una computadora o tener largas jornadas de trabajo, lleva al agotamiento físico y mental.
  • Falta de equilibrio en la vida: al no saber gestionar el tiempo y pasar largas horas trabajando, se puede padecer de ansiedad y pérdida de aspectos importantes en la vida personal: familia, amistades y recreación o esparcimiento.

Para las empresas:

  • Pérdida de tiempo y recursos: si los trabajadores no saben gestionar el tiempo de forma eficiente, reducen tiempo y recursos en tareas que no son prioritarias ni importantes.
  • Pérdida de oportunidades: debido a la falta de organización interna, la empresa puede perder importantes oportunidades de negocio o crecimiento.
  • Falta de cumplimiento de plazos: el incumplir tiempos de respuesta, de entrega de resultados e incluso de palabra puede afectar significativamente la reputación de una empresa y su relación con el mercado.
  • Costos adicionales: la falta de organización conlleva a gastos innecesarios que perjudican el presupuesto anual de una empresa, teniendo que cancelar horas extras a los empleados para la finalización de tareas o actividades importantes. También se genera un aumento de estrés, lo que crea un clima laboral tenso e incluso produce rotación de personal por la ausencia de orden a nivel empresarial.

La adecuada administración del tiempo no solo contribuye a la culminación de tareas a tiempo y al cumplimiento con los plazos establecidos, sino a estar más relajado y sin estrés. 

Para que cualquier empresa pueda gestionar el tiempo de sus trabajadores debe tener en cuenta:

  • Claridad en los objetivos: antes del establecimiento de los objetivos se deben planificar las tareas, lo que motivará y estimulará al equipo.
  • Prioriza adecuadamente: es decir, establece con claridad lo que es importante y lo que es urgente.
  • Ser proactivo: si bien hay que pensar en la mejor forma de realizar las actividades para lograr el objetivo, tampoco es ideal perder más tiempo pensando las cosas que haciéndolas.
  • Identifica los ladrones de tiempo para poder combatirlos: conocer cuáles son las tareas que roban más tiempo, ayudará a combatirlas. Establece una rutina y un horario estricto para realizarlas y que no ocupe más tiempo del destinado.
  • Aprende a delegar: siempre habrá actividades que otros miembros del equipo con un poco más de tiempo, podrán realizar.
  • Decir que no, también está bien: no tener miedo a decirlo cuando la lista de tareas no pare de crecer y el tiempo de entrega se acorte.
  • Automatiza procesos: buscar aplicaciones que ayuden a realizar tareas de forma automática ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas.
  • Seguir la regla 80/20: esto quiere decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por lo tanto, se debe invertir tiempo en actividades o tareas realmente importantes.
  • Utiliza los tiempos muertos:  emplea parte de los tiempos de descanso en pensar cómo organizar las tareas, a través de listas.

¿Deseas seguir aprendiendo? Te invitamos a leer el siguiente post: Gestión del tiempo eficaz: estrategias para lograr una mayor productividad