Porque el tiempo es limitado, valioso e irrecuperable. Hacer buen uso de él influye directamente en la productividad y en alcanzar los logros más importantes, tanto en lo personal como en lo profesional.

Entre las más habituales están no saber qué tareas hay que hacer, trabajar con información incompleta y querer conocer toda la información antes de actuar, lo que alarga el tiempo que lleva terminar una tarea.

Las causas se agrupan en dos tipos. Las internas vienen del propio comportamiento de la persona. Las externas son ajenas a su control.

Los principales son cuatro:

  • Estrés y ansiedad: la acumulación de tareas y actividades pendientes produce agobio y desmotivación.
  • Pérdida de oportunidades: al perder el enfoque por exceso de trabajo, se dejan pasar ocasiones importantes por falta de tiempo u organización.
  • Agotamiento físico y mental tras largas jornadas delante del ordenador.
  • Falta de equilibrio: queda menos tiempo para la familia, las amistades y el ocio.

En el plano laboral, puede llegar a costar el empleo y causar pérdidas financieras.

Se pierden tiempo y recursos en tareas que no son prioritarias, y también oportunidades de negocio o crecimiento. Incumplir plazos o promesas daña la reputación y la relación con el mercado.

Aparecen además costes adicionales, como pagar horas extra para terminar tareas importantes. El estrés genera un clima tenso y puede provocar rotación de personal. Todo ello nace de la falta de orden interno.

Significa que el 20 % del esfuerzo produce el 80 % de los resultados. Por tanto, conviene invertir el tiempo en las tareas que de verdad importan.

Son las tareas que consumen más tiempo del que merecen. El primer paso es identificarlas. Después se puede fijar una rutina y un horario estricto para realizarlas, de modo que no ocupen más tiempo del previsto.

Delegar tiene sentido cuando otros miembros del equipo, con algo más de tiempo, pueden hacerse cargo de la actividad. Decir que no es válido cuando la lista de tareas no deja de crecer y el plazo de entrega se acorta. No hacerlo suele terminar en sobrecarga y en trabajo mal hecho.

Hay aplicaciones que hacen tareas de forma automática y reducen el tiempo que se dedica a muchas de ellas. Los tiempos muertos, como los descansos, sirven para pensar cómo organizar las tareas mediante listas.

Hay que pensar cuál es la mejor forma de realizar las actividades, pero sin dedicar más tiempo a pensar las cosas que a hacerlas. Se trata de pasar a la acción una vez definido el plan.

Priorizar exige establecer qué es importante y qué es urgente. Y antes de fijar los objetivos conviene planificar las tareas, lo que motiva al equipo.