¿Por qué tenemos una mala gestión del tiempo?
Una persona o trabajador que no sabe administrar adecuadamente su tiempo, puede ocasionar distintos problemas en su entorno:
- Pérdidas financieras.
- Tensión a nivel laboral.
- Pérdida de tiempo e incluso perder su empleo.
- Estrés.
Entre algunas de las causas de la ineficiente gestión del tiempo se encuentra el desconocimiento de las tareas a realizar, información incompleta y la necesidad de conocer toda la información, lo que nos ocasiona excedernos en el tiempo que necesitamos para finalizar una tarea.
Existen dos grupos causantes de una mala gestión del tiempo:
- Internos: aquellos que vienen de la persona en sí, de su propio comportamiento.
- Externos: esos que no dependen de la persona y son ajenos a su control.
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Cómo te perjudica la mala administración del tiempo
Entre las consecuencias para las personas y para las empresas de la mala administración del tiempo, se encuentran:
A nivel personal:
- Estrés y ansiedad: al no saber organizar su tiempo y la acumulación de tareas y actividades pendientes, la persona puede sentir estrés, ansiedad, sentirse abrumada y desmotivada.
- Pérdida de oportunidades: por acumular trabajo y tareas, perder el enfoque, una persona puede perder oportunidades importantes por falta de tiempo o de organización.
- Agotamiento: el permanecer largas horas detrás de una computadora o tener largas jornadas de trabajo, lleva al agotamiento físico y mental.
- Falta de equilibrio en la vida: al no saber gestionar el tiempo y pasar largas horas trabajando, se puede padecer de ansiedad y pérdida de aspectos importantes en la vida personal: familia, amistades y recreación o esparcimiento.
Para las empresas:
- Pérdida de tiempo y recursos: si los trabajadores no saben gestionar el tiempo de forma eficiente, reducen tiempo y recursos en tareas que no son prioritarias ni importantes.
- Pérdida de oportunidades: debido a la falta de organización interna, la empresa puede perder importantes oportunidades de negocio o crecimiento.
- Falta de cumplimiento de plazos: el incumplir tiempos de respuesta, de entrega de resultados e incluso de palabra puede afectar significativamente la reputación de una empresa y su relación con el mercado.
- Costos adicionales: la falta de organización conlleva a gastos innecesarios que perjudican el presupuesto anual de una empresa, teniendo que cancelar horas extras a los empleados para la finalización de tareas o actividades importantes. También se genera un aumento de estrés, lo que crea un clima laboral tenso e incluso produce rotación de personal por la ausencia de orden a nivel empresarial.
Tips para mejorar la gestión del tiempo
La adecuada administración del tiempo no solo contribuye a la culminación de tareas a tiempo y al cumplimiento con los plazos establecidos, sino a estar más relajado y sin estrés.
Para que cualquier empresa pueda gestionar el tiempo de sus trabajadores debe tener en cuenta:
- Claridad en los objetivos: antes del establecimiento de los objetivos se deben planificar las tareas, lo que motivará y estimulará al equipo.
- Prioriza adecuadamente: es decir, establece con claridad lo que es importante y lo que es urgente.
- Ser proactivo: si bien hay que pensar en la mejor forma de realizar las actividades para lograr el objetivo, tampoco es ideal perder más tiempo pensando las cosas que haciéndolas.
- Identifica los ladrones de tiempo para poder combatirlos: conocer cuáles son las tareas que roban más tiempo, ayudará a combatirlas. Establece una rutina y un horario estricto para realizarlas y que no ocupe más tiempo del destinado.
- Aprende a delegar: siempre habrá actividades que otros miembros del equipo con un poco más de tiempo, podrán realizar.
- Decir que no, también está bien: no tener miedo a decirlo cuando la lista de tareas no pare de crecer y el tiempo de entrega se acorte.
- Automatiza procesos: buscar aplicaciones que ayuden a realizar tareas de forma automática ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas.
- Seguir la regla 80/20: esto quiere decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por lo tanto, se debe invertir tiempo en actividades o tareas realmente importantes.
- Utiliza los tiempos muertos: emplea parte de los tiempos de descanso en pensar cómo organizar las tareas, a través de listas.
¿Deseas seguir aprendiendo? Te invitamos a leer el siguiente post: Gestión del tiempo eficaz: estrategias para lograr una mayor productividad |
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