Gestión del tiempo: ¿Qué es?

La gestión del tiempo es el principal pilar de la productividad y efectividad, tanto para las empresas como para los autónomos. Es una tarea que se debe realizar en los 2 niveles: Primer nivel: Directivos, Gerentes, Supervisores, Segundo nivel: empleados y trabajadores.

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Los principales ladrones del tiempo:

Son aquellos que nos restan tiempo valioso para la realización de las actividades cotidianas, razón la cual, te mencionamos cuáles son para evitar caer en la tentación

Interrupciones

Cualquiera que sea su tipo, es nuestra enemiga principal, ya que al perder la concentración nos costará recuperarla por unos minutos. Es importante recordar que una baja concentración es sinónimo de una baja productividad.

El Teléfono

Es una tentación realizar actividades que requieren altos niveles de concentración y escuchar a su vez, nuestro teléfono sonar.

Visitas

Una visita no planificada es causal de baja productividad. Dedicarle tiempo que no estaba planeado nos resta tiempo de actividades realmente importantes.

Reuniones

Aquellas que son largas y no tienen un objetivo determinado es totalmente improductivo.

Multitarea

Se necesita concentración en una sola cosa a la vez. En caso de que no se pueda dedicar tanto tiempo a una, se debe anotar la siguiente tarea sin interrumpir la que se está realizando, nos resta concentración y a su vez, nos dejaría dos actividades sin finalizar por falta de tiempo.

Herramientas para la gestión del tiempo:  Beneficios de su uso

  • Todoist
  • Google Calendar
  • Self Control
  • Google Keep
  • Recue Time

La automatización de procesos impacta notablemente en la vida de los seres humanos y por supuesto, en las empresas. La reducción de trabajos netamente manuales han disminuido al considerarse innecesarios.

Herramientas para la gestión del tiempo:  Beneficios de su uso

7 consejos para gestionar el tiempo de forma adecuada:

El uso adecuado del tiempo o cómo gestionarlo resulta ser un gran reto para los trabajadores y mucho más si se trata de un gerente, encontrar un equilibrio entre lo realmente importante y aquello que no es prioridad. El tiempo es el factor clave si quieres trabajar de forma efectiva.

Organiza todo

Si bien tienes muchas responsabilidades encima, es ideal, que establezcas prioridades entre tus actividades y así poder cumplir con todos los objetivos ya sea a corto o largo plazo.Utiliza los primeros 30 minutos de tu jornada para realizar la lista de prioridades y actividades.

Aprende a distinguir entre lo importante y lo urgente

Esta distinción es una de las claves para aprender a gestionar nuestro tiempo. Lo urgente es aquello debemos priorizar y realizar inmediatamente, lo importante es aquello que podemos realizar después.

Establece rutinas y cumple con ellas

Serás más productivo si te acostumbras a realizar rutinas, aún cuando existan imprevistos de último momento.

Ordena y organiza tu entorno

Un ambiente desordenado será el principal obstáculo para desconcentrarte. Organiza no sólo la realización de tus actividades, sino también tu sitio o espacio de trabajo, elimina lo que esté de más o pueda robarte el tiempo.

No pospongas tareas

Nadie quiere procrastinar, por lo tanto, es importante organizar el día, las actividades y tareas.

Deja de lado el Multitasking

La realización de varias tareas a la vez lo que puede conllevar es a no realizar ninguna y muy mala concentración. Si debes realizar varias asignaciones a la vez, lo ideal es agrupar las que son muy parecidas y realizarlas de forma consecutiva.

Aprende a delegar

Es beneficiosa la repartición de tareas con los integrantes de tu equipo de trabajo para que no sólo sean entregadas en el tiempo estipulado sino que cada uno asuma responsabilidades en cuanto a gestión del tiempo. Si bien, delegar tareas puede ser una tarea difícil, es necesaria para cumplir con los tiempos.

¿Deseas seguir aprendiendo?. Te invitamos a leer el siguiente post: ¿Qué es y cuál es la función de Compliance en las empresas españolas?

Preguntas frecuentes

Los cinco que más tiempo restan a las actividades cotidianas son:

  • Las interrupciones de cualquier tipo.
  • El teléfono.
  • Las visitas no planificadas.
  • Las reuniones largas y sin objetivo.
  • La multitarea.

Conviene conocerlos para no caer en la tentación.

Porque al perder la concentración cuesta unos minutos recuperarla, y una baja concentración equivale a una baja productividad.

Las reuniones largas y sin un objetivo determinado resultan totalmente improductivas. Una visita no planificada resta tiempo a actividades realmente importantes. Evitarlas libera tiempo para lo que de verdad aporta.

Estas cinco aplicaciones sirven para organizar las tareas y ganar control sobre el tiempo:

  • Todoist.
  • Google Calendar.
  • Self Control.
  • Google Keep.
  • Recue Time.

Lo ideal es dedicar los primeros 30 minutos de la jornada a escribir la lista de prioridades y actividades. Así se pueden cumplir los objetivos, tanto a corto como a largo plazo, pese a tener muchas responsabilidades.

Porque quien se acostumbra a seguir rutinas es más productivo, incluso cuando aparecen imprevistos de última hora. La regularidad sostiene el día aunque algo cambie.

Un ambiente desordenado es el principal obstáculo para concentrarse. Por eso conviene organizar no solo las actividades, sino también el sitio de trabajo, y eliminar lo que sobre o pueda hacer perder tiempo.

La multitarea es uno de los grandes ladrones del tiempo, porque se necesita concentración en una sola cosa a la vez. Hacer varias tareas a la vez puede llevar a no completar ninguna y a concentrarse muy mal, y dejaría dos actividades sin terminar por falta de tiempo. Si no hay tiempo para dedicar a una tarea por completo, conviene anotar la siguiente sin interrumpir la que está en curso.

Cuando sea inevitable atender varias asignaciones, lo ideal es agrupar las más parecidas y hacerlas de forma consecutiva.

Permite entregarlas en el plazo previsto y hace que cada integrante asuma responsabilidad sobre la gestión de su tiempo. Delegar puede resultar difícil, pero es necesario para cumplir los plazos.

Ambos. La gestión del tiempo se aplica en dos niveles: el de los directivos, gerentes y supervisores, y el de los empleados y trabajadores. Es el principal pilar de productividad y efectividad, tanto para empresas como para autónomos. Por eso conviene que cada nivel aplique sus propios hábitos y herramientas.