Cuando hablamos de un Project Manager, parece suficiente resumir el alcance de su rol en las empresas con una sola palabra: dirección de proyectos. Sin embargo, pocas veces nos proponemos ahondar en este asunto. ¿Qué entendemos exactamente por “dirección”? ¿Hay unas funciones específicas?
Qué define a un buen Project Manager
Por fortuna, el creciente interés que despierta esta profesión ha llevado a que surjan nuevas definiciones al respecto. Hablamos, en efecto, del jefe de proyectos tradicional, aunque ahora con un par de competencias añadidas. El rol directivo siempre ha estado ligado a la toma de decisiones. Y, en esencia, eso no se ha modificado. Sin embargo, lo que sí ha variado es la cercanía que tiene la figura del director con aquello que supervisa. De ahí que se ahora se hable de dirección y gestión de proyectos, pues el término gestión supone un trato más directo con el personal, los recursos, los plazos, el diseño de las tareas y la implementación de soluciones, entre otros. Es decir, alguien que toma decisiones sobre el terreno o campo de acción.
Una gestión de proyectos eficaz y de éxito se sustenta en torno a 7 habilidades:
- Capacidad de organización: Saber mantener el orden en la propia mente y, después, en los papeles es la habilidad directiva esencia en la gestión de proyectos complejos. No tiene que ver con la multitarea que, al final, termina pasando factura y causando errores humanos, sino que se relaciona con la búsqueda de una estructura y el establecimiento de prioridades. Algunas recomendaciones para lograrlo son:
- Invertir en la planificación todo el tiempo necesario.
- Reunir toda la información clave de proyecto en un mismo lugar, para poder visualizar el progreso de forma conjunta.
- Mantener los datos actualizados.
- Liderazgo: Si además de desempeñar un rol ejecutivo se tiene la cualidad de saber ser líder, el éxito está aún más cerca. El liderazgo imprime de motivación todos sus actos y transmite esos valores a los equipos, que se contagian de su entusiasmo y se identifican con las metas planteadas. Para lograrlo, tres ingredientes:
- Buscar el consenso.
- Compartir la misión.
- Comunicar de forma clara.
- Comunicación eficaz: Es necesario ser un excelente comunicador para asegurar que todas las personas comprenden lo que se espera de ellos, conocen el mensaje y las implicaciones y pueden esperar también ser comprendidos por parte de los niveles superiores. Para ello es necesario:
- Crear unos buenos canales de comunicación.
- Promover medios alternativos de puesta en común de la información que sirvan como complemento a los métodos tradicionales.
- Mantener a todos el personal puntualmente informado de los cambios que se produzcan en la panificación.
- Capacidad de negociación: Lo primero que hay que conocer de esta cualidad, una de las habilidades de un project manager más críticas, es que no siempre ha de ser puesta en práctica: no siempre hay que negociar. Pero, cuando sea necesario:
- Reconocer los principales grupos de interés.
- Tener claro el orden de prioridades.
- Ponerse en el lugar de la otra parte.
- Buscar un aliciente común, una solución que sirva como punto de partida para guiar la negociación hacia atrás, hasta llegar al acuerdo.
- Atención al detalle: La gestión de proyectos se basa en los detalles. Cada elemento causa un impacto en el resultado final. El éxito del proyecto depende de la capacidad para interpretar esas señales y tomar decisiones a tiempo.
- Identificación de problemas: Para minimizar el riesgo, antes hay que gestionarlo y para solucionar un problema, éste debe ser identificado de forma previa. Ello no impide que, en ocasiones, se deba hacer frente a imprevistos que requieran de una toma de decisiones rápida, sin embargo, la mayoría de los obstáculos se pueden pronosticar y sujetarse a planificación, creando un plan de acción y uno de contingencia, plan A y plan B, que garanticen salir del paso de la mejor forma posible y sin que ello afecte a la programación del proyecto. La experiencia y la formación son factores clave para desarrollar esta aptitud que, a la hora de ponerse en práctica, tiene un gran componente sistemático a diferencia de otras habilidades de un project manager.
- Perfil técnico: la más escasa de todas las habilidades de un project manager en la práctica
Conocer el mercado, el sector, la empresa, el proyecto y todos los elementos que intervienen en cada una de las actividades que lo componen es fundamental. Un gestor de proyectos ejemplar debe contar con el conocimiento técnico suficiente sobre las distintas áreas del proyecto para poder resolver las cuestiones que se planteen e incluso intervenir de forma directa si se considera necesario.
Project Manager: Conclusión
Un buen jefe de proyecto se mantendrá en constante comunicación con los distintos equipos de trabajo. Además, será capaz de adelantarse a los problemas para coordinar soluciones a tiempo, alcanzando los objetivos en los plazos acordados.
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