¿Cuáles son las funciones principales de una herramienta para la gestión de proyectos online?

Al momento de evaluar entre todas las herramientas que existen, se deben tomar de forma objetiva las diferentes opciones y alcances de cada una. Es por ello que en LaceTalent se divide estas herramientas para la gestión online en dos grandes bloques: las que ayudan a gestionar tareas (to-do list) y las que permiten gestionar proyectos.

Asimismo, las principales funcionalidades que aportan estas herramientas son:

  • Intercambio de ficheros en tiempo real o no.
  • Notificaciones.
  • Seguimiento de plazos.
  • Seguimiento de costes.
  • Gestión de la relación con clientes CRM.
  • Facturación.
  • Wiki y gestión de versiones de un desarrollo: Git y/o SubVersion.
  • Chat, conferencias en tiempo real.

¿Cuáles son las 10 mejores herramientas para la gestión de proyectos online?

Ahora bien, si te interesa comenzar a coordinar tu equipo y proyectos, estas 10 mejores herramientas para la gestión de proyectos online que te ayudarán a conseguirlo:

1. ActiveCollab :

Se trata de una herramienta muy fácil e intuitiva, la que te permitirá hacer una gestión online de proyectos de forma muy ágil con todo el equipo. A parte de que con ella se pueden crear avisos. También permite intercambiar ficheros y responder desde el propio correo sin haber entrado en el sistema.

2. Asamblea:

Es una herramienta ideal para la gestión online de proyectos de desarrollo. De tal forma, el elemento clave es el sistema de tickets que son asignados a cada miembro del equipo. Además, cada ticket incorpora información detallada con el nivel de complejidad y las horas de trabajo. Cabe destacar que es muy bueno para trabajar siguiendo metodologías de desarrollo ágil tipo Scrum.

3. Campamento base:

Seguramente se trata de la más sencilla. Con una interfaz muy visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros. Incluye también un time-line y un calendario. Igualmente, gracias a su simplicidad es considerada como una de las 10 mejores herramientas para la gestión de proyectos online.

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4. Central Desktop:

Se trata de una buena herramienta de trabajo en la nube. No obstante, su principal ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo real.

5. Confluence:

Es una herramienta ideada para facilitar el intercambio de documentación, información y archivos. Por otra parte, aporta un alto nivel de organización para grandes proyectos u organizaciones. De tal manera que destacar por su integración con Microsoft Office.

6. Upland Kapost:

Es un software de gestión online editorial perfecto para los bloggers y escritores que trabajan en colaboración. Ahora bien, esta se trata de una sala de publicación virtual donde los usuarios pueden presentar un concepto para que lo apruebe un editor. También tiene una característica incorporada en los pagos por correo. Es por ello que es muy interesante sobre todo cuando se trabaja con un equipo muy diverso y con un sistema de pago basado en los resultados.

7. Teamwork:

Un programa descargable el cual funciona para comunicarse con el equipo a tiempo real y gestionar las actividades de forma fácil y rápida.

8. Redbooth:

Es una de las herramientas más fáciles e intuitivas de usar. Por esto es muy útil para organizar proyectos colaborativos. Y te ayuda a gestionar de forma sencilla las tareas y visualizarlas por prioridad.

9. ONLYOFFICE:

Es una plataforma de gestión online gratuita para las pequeñas y grandes empresas. Una interesante plataforma en la cual es posible editar y crear documentos colaborativos. Por otra parte, también se pueden administrar las actividades con los integrantes del equipo.

10. Time Doctor:

Otra de las 10 mejores herramientas para la gestión de proyectos online, porque está centrada en el control de tiempos. Incluye una pantalla opcional para supervisar a los empleados remotos, genera de manera automática informes diarios, lleva un registro de los sitios web y las aplicaciones que se utilizan. En conclusión, permite seguir y supervisar a un usuario en su ordenador.

Ahora que conoces 10 mejores herramientas para la gestión de proyectos online ¿Cuál es la que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa?.

Preguntas frecuentes

Un equipo remoto necesita comunicación instantánea y un entorno de información compartida y actualizada, y el uso exclusivo del correo no cubre esas necesidades. Las herramientas de gestión online aportan ese entorno, y por eso su uso crece en el mundo empresarial.

Las primeras funcionan como listas de tareas pendientes (to-do list) y ayudan a gestionar tareas. Las segundas permiten gestionar proyectos.

Hay opciones basadas en un sistema de tickets que se asignan a cada miembro del equipo. Cada ticket incluye información detallada, como el nivel de complejidad y las horas de trabajo, y por eso encajan bien con las metodologías de desarrollo ágil tipo Scrum.

Primero hay que comparar las opciones de forma objetiva, con su alcance y sus funciones. El primer filtro es el tipo: unas gestionan tareas sueltas y otras proyectos completos. Después se mira qué trabajo hace el equipo, porque unas herramientas encajan mejor con el desarrollo ágil, otras con la edición de contenidos, el control del tiempo o la gestión de documentación.

También cuentan los costes y la facilidad de uso. Algunas son muy intuitivas y se aprenden rápido, y otras ofrecen más organización para grandes proyectos. Lo útil es elegir la que se adapte a las necesidades concretas de la empresa y no la más famosa.

Time Doctor está centrada en el control de tiempos. Genera informes diarios de forma automática, registra los sitios web y las aplicaciones que se utilizan e incluye una pantalla opcional para supervisar a empleados remotos. Permite seguir y supervisar la actividad de un usuario en su ordenador.

Confluence está pensada para intercambiar documentación, información y archivos, y aporta un alto nivel de organización a proyectos u organizaciones grandes. Se integra con Microsoft Office.

ONLYOFFICE es una plataforma gratuita, válida para pequeñas y grandes empresas. Permite crear y editar documentos de forma colaborativa y administrar las actividades con los integrantes del equipo.

Upland Kapost es un software de gestión editorial para bloggers y escritores que colaboran. Funciona como una sala de publicación virtual en la que cada usuario presenta un concepto para que lo apruebe un editor. Incorpora además pagos por correo, algo útil en equipos diversos con un sistema de pago basado en resultados.

Central Desktop es una herramienta de trabajo en la nube cuya ventaja principal es su orientación al tiempo real. Teamwork es un programa descargable que sirve para comunicarse con el equipo en el momento y gestionar actividades de forma rápida.

ActiveCollab lo permite. Es una herramienta fácil e intuitiva para gestionar proyectos de forma ágil con todo el equipo, y también sirve para crear avisos e intercambiar ficheros.