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La gestión eficaz del tiempo es uno de los grandes problemas de los autónomos, freelance y directivos de pymes. Conseguir aprovechar bien su tiempo dada la gran y diversa cantidad de tareas que suelen que tener que abordar al frente de sus negocios, puede ser una pesadilla. En este artículo te damos unas claves y reglas para organizar y gestionar mejor tu tiempo, lo que te ayudará a conseguir una mayor productividad y a aumentar tu satisfacción profesional.

Gestión eficaz del tiempo: Qué debes tener en cuenta

1.-No se deje robar su tiempo: (evita tareas triviales que puedes delegar)

  • Teléfono, E-mail
  • Interrupciones
  • Reuniones ineficaces
  • Viajes, esperas
  • Trabajos de escritorio, papeles y archivos.
  1. Defina metas y Objetivos:

Concéntrese en pocas cosas: la mayor parte del tiempo estamos dedicados a resolver problemas secundarios.

Enfóquese en pocos objetivos, pero importantes, será más productivo resolver de a uno a la vez.

  1. Planifique por escrito:

Dedique 8 minutos diarios a la preparación de su trabajo diario, haciendo esto logrará ganar 1 hora diaria.

Menos agitación y stress, más previsión en el curso del día.

Gestión eficaz del tiempo significa lograr los objetivos personales y profesionales de una forma mejor y más rápida.

Ahorrar y ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes (tareas de dirección, colaboradores, creatividad, familia, tiempo libre).

Tener una visión panorámica sobre todos los proyectos, tareas y actividades.

  1. Utilice planes diarios:
  • Escribir tareas, actividades y fechas
  • Calcular la duración de las actividades
  • Reservar tiempo muerto
  • Tomar decisiones sobre prioridades, sintetizar y posibilidades de delegación
  • Control a posteriori – Dejar para otro día lo pendiente
  1. Establezca prioridades para una buena gestión eficaz del tiempo:

Ventajas de establecer prioridades

Análisis ABC: Determine como A (temas más importantes, que solo Ud. puede resolver), B (tareas importantes, que pueden ser delegables)

C (tareas de menor importancia que consumen mucho tiempo y son 100% delegables)

  1. Tenga en cuenta la curva de rendimiento:

A la mañana Ud. tendrá la mayor cantidad de energía, reserve esa energía para resolver las situaciones más importantes.

Por la tarde (después de almorzar) comenzará a declinar su energía hasta el final de la tarde.

Tómese descansos cortas varias veces al día, no más de 10 minutos, camine y respire aire fresco.

  1. Reserve un tiempo para Ud. mismo:

Incluirse usted mismo en la lista, es el mejor uso de la gestión eficaz del tiempo que podrá hacer, y la que redituará mayores beneficios.

  1. Delegue:

Decida usted objetivo por objetivo: ¿Tengo necesariamente que Llevar a cabo yo mismo esta tarea o es que no la puede realizar tan bien (o mejor) que yo un colaborador?

Delegue y también controle tareas a medio y largo plazo de su incumbencia que puedan motivar y fomentar técnicamente al colaborador

Delegue a diario tantas veces como pueda y todo lo que pueda siempre y cuando lo admita el trabajo y capacidad del colaborador

Delegue no sólo en sus colaboradores sino también en otras Secciones o personas, tanto internas como externas (Servicios).

  1. Utilice una agenda de trabajo:

¡Recuerde es mejor tener todo por escrito!

Utilice ésta herramienta en su gestión eficaz del tiempo.

  1. Sea consecuente:

¡Utilizando bien las técnicas de planificación del tiempo y los I métodos de trabajo! usted puede ahorrar cada día entre un 10 y un 20% de su tiempo!

Una gestión eficaz del tiempo coherente, sobre la base de los principios indicados, no sólo hará que mejoren notablemente la planificación, el control y la visión de conjunto, sino que además contribuirá a disminuir el stress diario y por ende a poder disfrutar de un sentido más optimista y positivo de la vida.

Acostúmbrese a planificar por escrito el día siguiente al finalizar el trabajo del día. ¡Visualice el curso del día siguiente!

Piense por tanto, cuáles son las tareas más importantes a realizar al día siguiente. Fije por escrito el momento para Llevarlas a cabo.

Con la gestión eficaz del tiempo lo que hacemos en planificar las tareas, priorizando unas sobre otras (se suele decir que hay que hacer primero lo urgente y después lo importante). También se incluye el análisis y la definición de objetivos que deben alcanzarse en un tiempo determinado.

Existen multitud de métodos para la gestión eficaz del tiempo. Normalmente están separados por un lado los de administración de un equipo (proyectos, dirección, planificación estratégica, entre otros) relevantes al ámbito empresarial de los de gestión del tiempo personal de cada uno.

Gestión eficaz del tiempo: ¿Cuánto vale tu tiempo?

En general, los métodos para optimizar el tiempo suelen estar enfocados a ordenar las tareas por prioridad y por impacto. También muchas veces están enfocados a evitar tareas que se pueden automatizar o a decir no a algunos compromisos que no aportan demasiado pero que consumen tiempo. Es decir, no se trata sólo de hacer lo que hay que hacer eficientemente, sino también de elegir lo que se hace con el tiempo.

Una buena gestión de nuestro tiempo nos puede ayudar a que nuestra vida personal y profesional sea mejor.

 

Planificación y Gestión del Tiempo