Teletrabajo: herramientas para optimizar tus proyectos

Existen muchos factores beneficiosos para las empresas en utilizar esta modalidad que afectan positivamente tanto en lo productivo como económico. Cuando nos referimos la productividad es porque el equipo de trabajo se concentra en cumplir sus obligaciones y tareas, pues debe demostrar con hechos sus actividades.

Ahora bien, en el aspecto económico es importante porque requiere un bajo costo de invesrsión en comparación a la modalidad presencial. Debido a que no hay logística para acondicionar espacios de trabajo, si quiera debe pagar mobiliaria, equipo y servicios públicos. En la mayoría de los casos, esta parte va por cuenta del mismo personal que en su mayoría labora desde la comodidad de su hogar, aunque la empresa también puede proveer dichos equipos.

Es importante resaltar que, si bien los costos son menores igual la empresa deberá realizar inversiones para poder disfrutar de esta ventajas. No obstante, las mismas estarán enfocadas en optimizar los procesos de trabajo y ofrecer desde equipo hasta las herramientas necesarias que sean de utilidad y provecho para todos.

Parte de las inversiones de las empresas que operan a nivel remoto es el uso de herramientas, siendo totalmente indispensable pues es el medio y soporte de esta alternativa. Cabe destacar que muchas de ellas están disponibles en diferentes plataformas y en algunos casos son gratuitas o en su defecto también tienen opción de pago. Estas herramientas permiten que el personal pueda desarrollar sus tareas con mayor facilidad y cohesión.

La razón principal es que a través de ellas es posible establecer una comunicación permanente o constante. Porque existen equipos que tienen un home office u oficina virtual, en la cual los integrantes constantemente interactúan como si estuvieran en una oficina real. Ideal para llevar proyectos a cabo además de conseguir los objetivos personales y colectivos.

Lo primero que se debe proveer es que el personal cuente con los equipos necesarios: Computador, celular, tablets, entre otros. Importante porque a través de estos artefactos es posible mantener una comunicación y seguimiento de los objetivos y proyectos. De manera de que todos puedan cumplir con sus obligaciones sin problemas.

Ahora bien, si cuentas con todo ello tan sólo necesitarás aquellas herramientas o apps que tengan funciones óptimas y aprovechables según tu método de trabajo. Cabe destacar que esto como empresa, emprendedor o freelance es una tarea que debes evaluar entre la diversidad que existe.

En la actualidad el uso de las aplicaciones y programas ha permitido que muchas empresas migren su compañía a la digitalización, ya sea ofreciendo servicios o productos, internet tiene un espacio para todos. Cabe destacar que para ello se debe trabajar, puesto que la mejor forma de conseguir los resultados necesarios es aprovechando al máximo nuestros recursos, tales como aplicaciones y programas para el desarrollo de nuestros objetivos.

Existe una diversidad de opciones para teletrabajo (herramientas y programas) con múltiples funciones, sin embargo sólo tú sabes en qué podría ayudar a tu empresa, emprendimiento o trabajo.

Para lograr que este trabajo sea más fácil para ti, esas se pueden clasificar según su función y efectividad. Entre las cuales están:

Comunicación:

1. Skype:

Es un software que permite que fluya la comunicación a través de un móvil o computador. Es muy conveniente para mantener la comunicación con el equipo de trabajo de todos pues es posible compartir archivos como imágenes y notas de voz. Además se pueden realizar llamadas y video llamadas entre cuentas skype y líneas telefónicas.

2. Slack:

Esta herramienta potente en la cual todos los miembros están conectados en un mismo espacio de trabajo y ser divididos a su vez por departamentos mediante canales. De esta manera todos lo involucrados están al tanto de lo que está sucediendo y lo que se debe hacer. También contribuye a la organización de tareas y puede conectarse con otras herramientas como Google Drive y Trello.

3. Google Meet:

Es posible realizar llamadas con la posibilidad de compartir pantallas e integrarlo a la mayoría a otros productos de Google. Además, tiene una función para ingresar a un reunión a través de un evento de calendario o una invitación de correo electrónico.

Conferencias y reuniones:

4. Zoom:

Permite crear conferencias con videollamadas donde pueden ingresar hasta 1.000 personas, permitiendo que 49 pantallas estén activas en simultáneo. Por otra parte, también es muy interactiva puesto que tiene otras funciones de provecho como las votaciones, el realizar preguntas, las anotaciones y el levantar la mano e indicadores para así reclamar la atención.

Compartir y gestionar documentos:

5. Google Drive:

Este ofrece la oportunidad de almacenar en la nube todos los archivos que hospedes en su plataforma, además que se puede compaginar con otros paquetes tal y como es el caso de Google Docs. En esta segunda opción se crean documentos necesarios para procesos administrativos similares a Microsoft Office: hojas de cálculo y presentaciones, e inclusos formularios, dibujos y más. La cual se aloja en la nube de Google Drive y dichos archivos pueden ser compartidos con otros usuarios que pueden visualizar y editar. Disponible desde móviles y pc.

6. Dropbox:

Otra pero no menos importante, nube para almacenar tus archivos desde documentos, imágenes y vídeos. Permitiendo visualizarlos desde cualquier dispositivo pues es posible sincronizarlos, incluso con más usuarios.

Enviar Archivos:

7. WeTransfer:

Ideal para transferir archivos que tengan un tamaño considerable y que por otras plataformas es difícil. Lo único que se necesita es enviar y llenar un formulario con la información del destinatario.

Gestión y seguimiento de tareas:

8. Trello:

Es un organizador de tareas en equipo que mediante distintos tableros permite organizar y priorizar proyectos de forma flexible. Cada tarea se organiza en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas y mencionar a los miembros implicados en cada una.

9. Asana:

Es es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar y optimizar la comunicación y la colaboración en equipo. Permite organizar los proyectos en tareas, delegar y verificar el progreso de las mismas e informar cuando han sido completadas.

Ahora que conoces las herramientas para emprender tu negocio a través de esta útil modalidad, como lo es el teletrabajo. Aprovéchalo, ponlo en práctica y descubre todo los beneficios que puede ofrecerle a tu empresa.

Si tu misión es realizar esta modalidad de forma óptima y complementamente funcional debes procurar tener los recursos necesarios. Para ello deberás poner a prueba todas las (teletrabajo) herramientas y programas de manera de confirmar cuál es la utilidad que la misma puede aportar a tu equipo y estilo de trabajo.

Recuerda que lo principal es tener un equilibrio donde estos recursos sean tu soporte y complemento para alcanzar tus objetivos.

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