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El Project Management debe estar listo para planificar, dirigir y gestionar recursos -en los que se incluyen las personas- y para ello se puede ayudar de herramientas colaborativas por internet. Estas son especialmente útiles cuando los colaboradores del proyecto están físicamente lejanos a nosotros.

Existen múltiples herramientas que podemos utilizar en la gestión de proyectos. En la mayoría de los casos facilitarán nuestra labor, pero lo que nunca podemos perder de vista, es que son simplemente eso: herramientas. La gestión de proyectos efectiva dependerá más de una elección adecuada, de la correcta aplicación y uso, que de la propia herramienta en sí.

Un proyecto es un esfuerzo coordinado que se extiende por un período limitado de tiempo para lograr un cierto objetivo bajo ciertas especificaciones, involucrando una serie compleja de elementos.

Básicamente el proyect management puede definirse por los siguientes puntos:

Hay una multiplicidad de actores con algún interés (positivo o negativo) en la implementación y/o el resultado del proyecto.

Una serie de actividades y tareas interrelacionadas necesarias para cumplir con los requerimientos definidos al inicio

Un presupuesto económico y financiero limitado

La utilización de recursos humanos y materiales. Aquí se encuentra el equipo multidisciplinario que llevará adelante las actividades de cada especialidad y los equipos y materiales que servirán como parte del producto final o durante la implementación del mismo

Un project manager o gerente del proyecto que será el líder del equipo y de las relaciones con los actores y coordinará los esfuerzos a lo largo de todas las etapas.

Según la envergadura de la tarea, el project manager puede ser una única persona o una oficina de proyectos.

Ahora bien, una vez definidas las principales características de un proyecto, veamos las ventajas del project management para una ejecución exitosa de la iniciativa:

El project management permite conseguir un objetivo (en general, de alta complejidad) a través del cumplimiento de una serie de hitos; así, permite alcanzar la meta dentro de los límites preestablecidos de tiempo y dinero, con un uso más eficiente de los recursos.

El project management minimiza la burocracia e incrementa la velocidad de implementación al crear una estructura matricial específica para el proyecto.

La estructuración del proyecto en fases (evaluación de factibilidad técnica y económico-financiera, planificación, implementación, cierre y control) donde cada una cumple una función específica permite optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y financieros al tiempo que se minimizan los riesgos
-El project management permite maximizar las sinergias y, por lo tanto, los resultados del equipo multidisciplinario y de cada miembro en particular.

-El project management es una metodología efectiva para mantener alta la motivación de los empleados.

-La metodología minimiza y gestiona efectivamente las tensiones y conflictos entre los actores ya sea entre los miembros del equipo o entre las organizaciones y otros interesados (por ejemplo, la comunidad aborigen afectada por la construcción de una represa).

-El project management permite identificar tempranamente los potenciales riesgos y definir anticipadamente planes de mitigación y acciones correctivas.

Algunas de las  razones por las que el  project management permite responder más rápidamente vienen a continuación:

-Maximiza la capacidad de la organización: Consigue más con menor costo, la gestión de proyectos identifica todas las responsabilidades funcionales de cara al cumplimiento de la misión de la empresa, asegurándose que todos los miembros de la organización conocen su responsabilidad. Asímismo, identifica las posibles mejoras en los procesos, proporcionando ahorros en tiempos y costes.

Coordina los diferentes recursos internos y externos: En muchas ocasiones, un mismo proveedor tiene contacto con diferentes áreas de la empresa y no se aprovechan las sinergias que esto puede proporcionar.

-Aporta una visión de conjunto y mejora la comunicación en la empresa: Permite transferir conocimientos entre departamentos que, de otra forma, actuarían de forma estanca. Fija objetivos globales más allá de las visiones particulares de cada grupo, departamento o área. Maneja presupuestos generales y costos de toda la organización y permite marcar prioridades dentro de las distintas acciones pendientes.

Permite aprender de las lecciones pasadas: Una correcta gestión de proyectos permite a la empresa usar esa experiencia para la planificación y realización de proyectos futuros.

-Aporta una correcta percepción sobre la auténtica capacidad del equipo, ya que máximiza las sinergias entre los distintos miembros.

-Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana, permitiendo que se diseñen acciones correctivas a tiempo.

-Aporta una visión centrada en el cliente, ya que el jefe de proyecto es, generalmente, el interlocutor único del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organización.

-Proporciona información a la Gerencia y reduce la necesidad de que todos los miembros del equipo estén realizando informes constantemente, ya que se centraliza la información en el jefe de proyecto.

-Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un resultado acorde con los requisitos y con adecuación al uso.

Project management: Conclusión

Finalmente, el project management puede maximizar los resultados y facilitar la generación de información para la toma de decisiones, asegurando la materialización de los resultados esperados.

 

Project Management: Especialización