Indicadores de productividad

Medir el trabajo con números ayuda a ver qué funciona en una empresa y qué consume recursos sin dar resultados. Las horas en la oficina o el volumen de correos no dicen mucho; lo útil es comparar lo que se produce con lo que se ha gastado para producirlo. Para aprender a medir y gestionar equipos puedes aprovechar las formaciones digitales de Aicad Business School. Puedes consultar nuestros cursos online.

Indicadores de productividad

Los indicadores de productividad son medidas numéricas que relacionan el resultado de un trabajo con los recursos usados para obtenerlo: horas, personas, dinero, materiales o maquinaria. Un indicador de este tipo siempre tiene dos partes, lo que sale (unidades fabricadas, pedidos servidos, ventas, clientes atendidos) y lo que entra (tiempo, coste, plantilla).

Su valor está en la comparación. Un dato aislado, como «8 piezas por hora», no dice si el taller va bien o mal. Comparado con el mes anterior, con otro turno o con el objetivo del año, ya permite tomar decisiones: reorganizar tareas, cambiar una máquina, reforzar un equipo o dejar de hacer algo que no aporta.

Conviene distinguirlos de otros datos de gestión. La facturación, por ejemplo, es un resultado, no un indicador de productividad, porque no dice cuánto ha costado conseguirla. Una empresa puede vender más y ser menos productiva si para lograrlo ha tenido que duplicar la plantilla.

¿Cómo calcular la productividad?

La productividad se calcula dividiendo la producción entre los recursos empleados en un mismo periodo. La fórmula básica es esta:

Productividad = producción obtenida / recursos utilizados

Un ejemplo sencillo. Un taller fabrica 1.200 piezas en un mes con 160 horas de trabajo. Su productividad es de 7,5 piezas por hora. Al mes siguiente fabrica 1.320 piezas en 165 horas, es decir, 8 piezas por hora. La mejora se calcula así: (8 − 7,5) / 7,5 × 100 = 6,7 %.

Cuando se quiere medir con dinero en lugar de unidades, se usa la productividad total o multifactorial, que suma todos los recursos convertidos a euros:

Un resultado de 1,33 significa que por cada euro invertido en recursos la empresa obtiene 1,33 euros en ventas. Si el mes siguiente baja a 1,20 sin que hayan cambiado los precios, algo se está gastando de más: horas extra, mermas de material o una factura de energía que se ha disparado.

Para que el cálculo sea fiable hay que medir siempre el mismo periodo, con los mismos criterios y con datos que salgan de un registro, no de estimaciones de memoria.

Tipos de indicadores de productividad

No todos los negocios producen piezas, así que existen varios tipos de indicadores según lo que se quiera observar. Los más usados son estos:

Lo habitual es combinar varios. Si una oficina solo mide expedientes cerrados por persona, el equipo tenderá a cerrar los fáciles y aparcar los complicados. Añadir un indicador de calidad, como el porcentaje de expedientes que vuelven por errores, equilibra la lectura.

Fórmula de productividad laboral

La productividad laboral es el indicador más conocido, porque permite comparar equipos, periodos y empresas de distinto tamaño. Se calcula dividiendo el valor producido entre las horas trabajadas o entre el número de personas.

En una consultora pequeña con cuatro consultores que trabajan 150 horas al mes cada uno, se suman 600 horas. Si ese mes facturan 50.000 euros, la productividad laboral es de unos 83 euros por hora. Si el mes siguiente facturan lo mismo pero han necesitado 680 horas, la cifra baja a 73,5 euros por hora, aunque la facturación no haya cambiado.

Las estadísticas oficiales usan una versión parecida, con el valor añadido en lugar de la facturación, para no contar dos veces lo que se ha comprado a proveedores. Para una empresa pequeña, trabajar con facturación o con margen bruto suele bastar.

Indicadores de productividad en una empresa

En una empresa con varios departamentos, cada área necesita sus propios indicadores, porque el trabajo de un comercial no se mide igual que el de un técnico de almacén. Lo práctico es elegir dos o tres por área y revisarlos con la misma frecuencia, por ejemplo cada mes.

Algunos de estos datos no son de productividad en sentido estricto, como el absentismo, pero explican por qué sube o baja. Si un almacén pierde rendimiento en verano, mirar las ausencias y las horas extra suele dar la respuesta antes que cualquier otra cosa.

KPI de productividad

Un KPI (siglas en inglés de indicador de rendimiento) es un indicador que la dirección elige como referencia principal para saber si se cumple un objetivo. Todos los KPI son indicadores, pero no todos los indicadores llegan a ser KPI. Una empresa puede calcular veinte datos de productividad y seguir solo tres en el comité de dirección.

Un buen KPI de productividad tiene un objetivo numérico, una fecha y un responsable. «Mejorar la productividad del almacén» no sirve como KPI; «pasar de 42 a 48 pedidos preparados por hora antes de junio» sí. Si trabajas por proyectos, la misma lógica se aplica con los KPIs para un seguimiento efectivo de proyectos, donde se controlan plazos, horas y presupuesto de cada encargo.

Diferencia entre eficiencia y productividad

Eficacia, eficiencia y productividad se usan casi como sinónimos, pero miden cosas distintas. La eficacia es conseguir el objetivo. La eficiencia es conseguirlo gastando lo menos posible. La productividad es la relación numérica entre lo producido y lo gastado, y por eso sirve para medir la eficiencia a lo largo del tiempo.

Un equipo comercial que cumple su cuota de ventas es eficaz. Si la cumple con la mitad de visitas que el año anterior, además es más eficiente, y su productividad por visita ha subido. Si quieres profundizar en los matices, la explicación sobre la diferencia entre eficiencia y eficacia incluye ejemplos de empresa.

Cómo elegir los indicadores de productividad

Antes de crear una hoja de cálculo llena de datos, conviene responder a unas preguntas sencillas: qué decisión se va a tomar con el indicador, quién lo va a mirar y con qué frecuencia. Si nadie va a cambiar nada en función del dato, no merece la pena calcularlo.

• Elige indicadores que el equipo pueda influir con su trabajo. Medir a un administrativo por las ventas de la empresa solo genera frustración.
• Usa datos que ya existan en el ERP, el programa de facturación o el control horario, para no añadir trabajo manual.
• Mantén la misma definición durante al menos un año. Si cambias la fórmula cada trimestre, las comparaciones dejan de valer.
• Acompaña cada indicador de cantidad con uno de calidad.
• Empieza con pocos. Tres indicadores bien seguidos dan más información que quince que nadie revisa.

En una pyme, un buen punto de partida es medir la productividad laboral por hora, el porcentaje de trabajo que hay que repetir por errores y el tiempo medio de entrega al cliente.

Errores al medir la productividad

El error más común es confundir presencia con resultados. Contar horas conectadas o tareas abiertas en una herramienta dice poco del valor que aporta una persona, sobre todo en trabajos creativos o técnicos. El debate sobre si tiene sentido medir la productividad por horas va precisamente en esa línea.

Otros fallos frecuentes:

• Comparar equipos con trabajos muy distintos con el mismo indicador.
• Olvidar la estacionalidad. Una tienda no puede comparar enero con diciembre sin ajustar.
• Usar los indicadores para castigar en lugar de para mejorar procesos, lo que lleva a que la gente maquille los datos.
• No explicar al equipo cómo se calcula cada dato ni para qué se usa.

Cuando un indicador sube muy rápido sin un cambio claro detrás, conviene revisar cómo se está registrando antes de celebrarlo.

Cómo mejorar la productividad a partir de los datos

Los indicadores señalan dónde mirar, pero la mejora llega de cambios concretos. Si el tiempo de entrega es alto, se analiza el proceso paso a paso hasta encontrar dónde se acumula el trabajo. Si la productividad por hora baja en un equipo, se revisan interrupciones, reuniones, herramientas y carga de tareas.

Algunas medidas suelen dar resultado en poco tiempo: eliminar pasos de aprobación innecesarios, automatizar tareas repetitivas como la facturación o los recordatorios, agrupar las reuniones en franjas fijas y formar al equipo en las herramientas que ya usa. El ambiente de trabajo también cuenta; la relación entre bienestar y rendimiento aparece en la fórmula para aumentar la productividad desde el punto de vista de las personas.

Lo importante es medir antes y después de cada cambio con el mismo indicador. Así se sabe qué ha funcionado y qué se puede descartar.

Formación en gestión y análisis de datos

Diseñar un sistema de indicadores, leerlo y convertirlo en decisiones es una competencia muy demandada en mandos intermedios, responsables de operaciones y directivos de pymes. Exige saber de procesos, de finanzas básicas y de manejo de datos en hojas de cálculo o herramientas de inteligencia de negocio.

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