Importancia y beneficios de la Gestión de Proyectos

El Project Management o Gestión de Proyectos es la actividad que organiza, planifica y coordina el trabajo dentro de una empresa para alcanzar las metas y objetivos trazados. Esto a la vez que permite a la organización mantenerse dentro del presupuesto asignado cumpliendo con el tiempo establecido.

El objetivo principal del Project Management es mejorar los procesos y sus ambientes para alcanzar los resultados esperados. Por esta razón, las empresas pueden ser competitivas y responder las necesidades de los clientes.

En la práctica del Project Management es importante encontrar un equilibrio entre rentabilidad, eficiencia y cumplimiento de los criterios de calidad, es decir, garantizar que el proyecto se está realizando de forma correcta y ofrece una oportunidad real de negocio.

La gestión de proyectos tiene distintas fases necesarias para su ejecución, desde la búsqueda de información, planificación, ejecución, entrega de resultados, evaluación, entre otras, y aquí te hablaremos de cada una:

1. Inicio:

Se describe el proyecto a realizar, el enfoque y un manager. A su vez, el project manager elegirá el equipo con el que va a desarrollar el proyecto.

2. Planificación:

Es la etapa donde se establecen las metas, el alcance del proyecto, planes de comunicación y posibles riesgos.

3. Ejecución:

Es la planificación del equipo, asignación de tareas y responsabilidades.

4. Seguimiento y control:

Consiste en supervisar el desempeño del equipo, revisar los avances y resultados.

5. Cierre:

En esta fase, los resultados serán enviados a los interesados. Además es un buen momento para revisar detalladamente cada parte del proyecto y minimizar en el futuro, las deficiencias.

Debido a la complejidad de los proyectos que gestiona una empresa, se hace necesario tener una gerencia de proyectos que sea capaz de implementar metodologías que conlleven al cumplimiento de los objetivos.

El primer aspecto importante del Project Management es la ayuda que brinda a la gerencia para determinar los objetivos y su alcance. Un objetivo claro evita pérdidas financieras y desvíos en el alcance.

De igual forma, los objetivos y presupuestos, se fijan de manera realista. Lo que permite la compresión de las prioridades del negocio y el equilibrio entre tiempo y presupuesto.

Por otra parte, el Project Management, es vigilante del control de calidad, no permite que la presión y los plazos reduzcan los estándares del negocio.

El Project Management favorece la eficiencia porque establece con claridad los objetivos lo que permite que se respeten los tiempos del cronograma y los recursos asignados.

Por otra parte, permite que se desarrollen nexos entre los equipos de trabajo que beneficia la comunicación y aumenta la motivación.

Finalmente, el Project Management aumenta la competitividad de la empresa porque incrementa el éxito de sus proyectos, mejorando su reputación en el mercado y logra una mayor satisfacción de sus relacionados.