Aprende cómo apoyarte en tus herramientas y equipo para cumplir tus metas

1. Encuentra un sistema que encaje con tu estilo de trabajo

La administración de proyectos tiene muchísimas formas, contenidos y términos dispuestos a convertirse en la respuesta para llevar tu idea a buen puerto. Pero aun así, el curso project management enseña que siempre necesitarás una lista de cosas por hacer, que te permitirá ordenar tus prioridades, conocer que tareas ejecutar primero, y cuales los pasos que necesitan ser dados para alcanzar la meta.

Administrar es quizás el desafío más grande para cualquier emprendedor. Pero ten siempre presente que llevar un hombre a La Luna también fue una idea alguna vez, y lo conseguimos. Esto también aplica a tus propias aspiraciones.

¿Pero, dónde comenzar? Primero, necesitas decidir qué es lo más importante. Priorizar las tareas, o el tiempo que llevará implementarlas. Esta, aunque no sea la decisión estratégica más dura que hayas tomado después de tu curso project management, si es crucial.

Los sistemas de proyección tienen a enfocarse en fechas de cumplimientos generales para todo el proceso. Herramientas como el diagrama de Gantt y distintos tipos de calendarios te ayudarán a tener una idea de qué tarea debe llevarse a cabo en cada momento y cuáles son los problemas que enfrentarías si, llegada la fecha, no has podido cumplirla.

Las más nuevas herramientas a disposición de los expertos del curso project management se enfocan mayormente en el flujo de trabajos, los pasos necesarios para alcanzar cada parte del proyecto y finalizarlos exitosamente. Los Tableros Kaban, te permiten organizar todos los pasos de tu proceso en un tablero, y es una de los instrumentos más utilizados.

Cada sistema para la administración de proyectos incluye la opción para enfocarte ya sea en el tiempo, los objetivos, o una combinación de ambos. Scrum, por ejemplo se enfoca en el tiempo que le tomará completar cada tarea al profesional en curso project management. Otros sistemas están orientados en el flujo de trabajo, priorizando que cada paso sea llevado a cabo sólidamente y, por otro lado sistemas como Six Sigma entre algunos más mezclan las dos ideas, en su búsqueda por ofrecer un balance en los procesos.

Existen otras formas y variedades, pero tu primer trabajo será definir qué es lo que tu equipo necesita prioritariamente para poder enfocarse en el proyecto.

2. Elige una app que haga malabares con tus tareas

Las tiendas de app prometen tener todo para todos. En el campo del curso project management, existen docenas y cientos de apps para monitorear las labores. Encontrarás herramientas de toda forma, color y tamaño; algunos simples, otros avanzados, también aquellos que mezclan el sistema Kaban con en Gantt, y los famosos “todo en uno” que te permitirán moverte entre proyectos, contactos, utilizar chats y más.

Tú quieres esa herramienta que haga que todo lo aprendido en tu curso project management sea llevado a cabo como tú quieres y te dé los resultados según tus deseos, desafortunadamente, esa todavía no existe. Encontrarás cosas buenas en casi todas las apps, y verás que luego de probar algunas decenas, seguramente hallarás aquella que se ajuste de un modo único a la mayoría de tus necesidades.

Como dijimos, no encontrarás la mejor app, pero sin dudas encontrarás la mejor para ti. Cualquier herramienta que pueda alinearse con el modo en que ejecutas tus tareas, a su propia manera, es la mejor.

3. Divide y vence

En el curso project management aprendes que una vez con la herramienta adecuada, ya estarás listo para comenzar a trabajar. Pero todavía falta algo; saber quién ejecutará las tareas.

Como dijimos, ser un administrador de proyectos es una tarea dura, más aún que elegir el programa adecuado para monitorear los avances. Es en parte, un trabajo político (aprendiendo como complacer a todos), y en parte aprendiendo que muchas veces el curso project management servirá para determinar que eres tú mismo quien tendrá que ensuciarse las manos, cavar y terminar alguna tarea en persona.

Y no caigas en el error de aceptar que todo se resolverá cuando hagas que tu equipo se acostumbre a tu modo de trabajar. En muchas ocasiones, justamente la falta de integración de las  herramientas dentro de una misma app, el hecho de que algunos de los miembros sea más habilidoso con alguna herramienta que no tenías en mente usar, y un largo etcétera te obligarán muchas veces a trabajar con partes de varias aplicaciones, y quizás incluso a terminar dependiendo del email para comunicarte con el grupo, en lugar de los sistemas de comunicaciones integrados en los programas.

Pero una vez alcanzada esta meta, con la mejor gente y los apps que se ajusten a las necesidades de tu equipo, tu flujo de trabajo comenzará a marchar mucho mejor que si tratas de forzar las cosas para que sólo se hagan a tu manera.

4. Utiliza una lista para supervisar

Puede que el tablero Kanban le dé a tus tareas la organización que requiere, o puede que te manejes mejor con las fechas límite de lo que creías después del curso project management. De todos modos, todas las producciones todavía necesitan de los procesos.

Pilotos, cirujanos, y otros profesionales dedicados a tareas de “vida o muerte” pueden planear sus trabajos con las herramientas para administración de proyectos que mencionamos. Pero hay algo que nunca pasará de moda, la lista de revisión.

Conocida también como lista de “procedimientos de operaciones estándar”  te permitirá documentar y asegurar que los pasos críticos se completen para cada tarea. No importa cuán inteligente sea tu equipo, Todavía sigue siendo fácil el olvidar cosas. Incluso los pilotos lo hacen. Por eso todo necesita ser revisado dos veces y documentado.

Así que la lista, puede ser de gran ayuda para completar tus tareas. Compártela con tu equipo, y espera comentarios al respecto para mejorarla. Probablemente aprendas una o dos cosas nuevas para impulsar la calidad del trabajo. En última instancia, no hay nada mejor que esto para evitar que tu proyecto termine con un aterrizaje forzoso.

El curso project management te muestra que nada será sencillo. Todavía requerirás de sangre, sudor y lágrimas. Pero con un buen sistema de trabajo, todo es posible.

Las últimas apps y estrategias, no son lo más importante para los egresados del curso project management. Ellas no serán la clave del éxito, ni llevarán tu idea a la quiebra. En cambio, tener en claro cómo hacer que los flujos de tareas encajen con el modo en que trabaja tu equipo, y conectar a eso tus herramientas favoritas, para que el grupo no tenga que aprender demasiadas cosas nuevas, puede ser clave.

Entonces, vuelve al trabajo. No es el experto del curso project management lo más importante, después de todo. Enfocarte en el aspecto humano de tu grupo, y el proyecto, es lo mejor. Es lo que te ayudará a dejar tu huella y hacer algo mejor.

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