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Vivimos en un punto en el que las finanzas, logísticas, la relación con los clientes y los Recursos Humanos están juntas en un mismo sistema operativo ERP. Dicha plataforma extrapola toda la data y la organiza de manera en que permite a cada departamento hacer decisiones, a fin de desarrollar estrategias particulares. La Planificación de Recursos Empresariales o ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning) ha abierto nuevas puertas a negocios alrededor del globo.

Beneficios y riesgos del sistema operativo ERP

Como todo, un sistema operativo ERP bien asimilado en nuestra compañía, puede traer innumerables ventajas para la operatividad del negocio, no obstante, existen riesgos derivados de la mala elección en el tipo de plataforma a instalarse, y un manejo desafortunado del mismo. Cuando la idea de los sistemas ERP se introdujo, se hizo claro que era una atractiva solución para muchas grandes empresas, debido a que ofrecía muchos usos potenciales. Por ejemplo, el mismo sistema puede ser usado para gestionar la demanda de un producto, ordenar materia prima, establecer calendarios de producción, rastrear inventario, determinar costos y medidas claves para proyectos financieros.  La idea principal de un sistema operativo ERP es que funcione como una especie de espina dorsal para los procesos centrales de la organización. En adición a dirigirlos, el sistema también unifica estos variados procesos usando información de toda la estructura. Por ejemplo, un ERP software típico maneja funciones y actividades tan diferentes como facturas de los materiales, facturas por pagar, recursos humanos; una de las mayores ventajas, es que le permitió a las compañías reemplazar docenas de aplicaciones computarizadas complejas por un simple e integrado sistema.

A pesar de estos beneficios, los sistemas siguen conllevando un gran costo. Por ejemplo, la implementación de la plataforma integrada del sistema operativo ERP, requiere de una sustancial inversión de tiempo y energía por parte del departamento de tecnología de la empresa.  Una encuesta realizada por una revista especializada, mostró que solamente el 5% de los encargados de esta área, pudieron instalar el sistema sin ningún inconveniente. Además, como el sistema ERP involucra prácticamente cada sector de la compañía, tienden a crear cambios significativos en muchos procesos. Colocar el ERP en su logar requiere de nuevos procedimiento, entrenamiento al empleado, y suporte gerencial y técnico. Como resultado, muchas organizaciones encuentran este proceso de cambio lento y doloroso. Una vez ha terminado la implementación del sistema operativo ERP, muchos negocios tienen problemas en cuantificar los beneficios obtenidos.

Factores necesarios para una correcta implementación

Una vez que un negocio ha decidido instalar un sistema ERP y selecciona un proveedor, hay un número de pasos que la compañía puede tomar para asegurarse una implementación exitosa. Los expertos han encontrado que una instalación de ERP tiene más probabilidades de éxito, si forma parte de una estrategia integral de negocio y rediseño de la estructura organizativa. Es decir, si forma parte de un proceso de cambio más grande. Por supuesto, debe encajar en estrategia general de la empresa y ayudar a dar servicio a sus clientes. La instalación de un sistema operativo ERP requiere también, de un líder apasionado y un equipo dedicado y multifuncional.

Se recomienda que la compañía ataque el proyecto de implementación en cortas y enfocadas estaciones y con fechas límites, para crear un sentido de urgencia. Es de utilidad empezar con los sistemas más básicos, y después expandirse a otras áreas más complejas. También es recomendable utilizar estrategias de gestión del recurso humano, para así tener un buen manejo de la dimensión humana del proyecto ya que el ERP requiera de un gran soporte de las áreas afectadas de la compañía. Asimismo, los expertos enfatizan que una vez que el sistema operativo ERP está en su lugar, es necesario ser cuidadoso a la hora de interpretar la data colectada cuidadosamente y con acierto, si queremos que nuestro ERP nos ayuda a diseñar planificaciones para el negocio.

Aunque los sistemas ERP pueden parecer complejos y costosos, incluso los pequeños negocios están encontrando una fuerte necesidad de invertir en tal tecnología, en orden de permancer competitivos. Los sistemas ERP se están implementando actualmente para proveer una fundación estable para el crecimiento de muchísimos negocios a través de todos los segmentos de mercados, desde páginas webs, hasta grandes y automatizados fabricantes. El número de implementaciones de sistemas operativos ERP en las cadenas de provisiones, y entre pequeñas y medianas empresas crece a pasos agigantados, y los costos iniciales se reducen con el paso del tiempo, y los beneficios ganados producto de la mejora en la eficiencia y la productividad. Las versiones preconfiguradas y pretestadas son ahora bastante efectivas en reducir complejidades y riesgos del proyecto de instalación. Estos nuevos sistemas están proveyendo inicios claros en el desarrollo y entrega de un producto de calidad certificada para la producción. Las metodologías evolucionan continuamente y los resultados son cada vez más positivos.

 

Técnico en Administración y Gestión de Servicios de Internet

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