¿Qué es un Project Manager? Figura clave en la innovación empresarial

Para entender realmente qué es un Projet Manager o gestor de proyectos, debemos conocer las funciones que realiza, es decir, cuáles son sus principales tareas dentro de una empresa.

Las principales funciones de un Project Manafer las podemos las clasificar de la siguiente manera:

• • Identificar oportunidades y necesidades

Una de las tareas más importante que debe realizar este profesional es ser capaz de entender y analizar en todo momento la situación en la que se encuentra la empresa. Conociendo este dato será capaz de entender cuáles son sus fortalezas y debilidades y puede de este modo identificar las necesidades que se necesitan cubrir, a la vez que identificar todas las oportunidades que pueden potenciar el desarrollo de la organización. Teniendo claros los objetivos a cubrir el gestor de proyectos tendrá la capacidad de enfrentarlos y hacerlos suyos y gestionarlos de forma adecuada.

• • Elaboración de planes y programas de actuación

No podemos comprender realmente qué es un Proyect Management si no tenemos en mente que una de sus principales tareas es la de crear por completo el plan necesario para alcanzar los objetivos marcados. Se encargará de la estructuración de todas las fases que lo conforman, de establecer plazos de cumplimiento, definir estrategias… El plan que elabore debe presentarlo a la Dirección, la cual dará vía libre al proceso en cuestión.

• • Selección de personal y tareas

Dentro de la función de planificación, el Project Manager tiene el deber de seleccionar el personal que necesite para la realización del proyecto. El mismo debe seleccionarlo teniendo en mente las habilidades y competencias que deben tener cada uno de los miembros del equipo para conseguir desarrollar el proyecto con éxito, y asignando a cada cual la tarea que debe realizar dentro del conjunto.

• • Supervisar las tareas 

Otra de las funciones de un Project Manager que debemos destacar es la de supervisar y organizar cada una de las fases del proyecto, para controlar que todo está saliendo tal y como se había previsto.

• • Elección y Coordinación del trabajo en equipo

Organizar y coordinar bien a todas las partes implicadas en el proyecto, desde el cliente, altos mandos… hasta el equipo de trabajo es fundamental.

• • Control del presupuesto

Administrar la distribución del presupuesto para cada fase y las correspondientes fechas de entrega teniendo en cuenta siempre evitar los sobrecostes o la mala calidad del proyecto. Parte de sus tareas incluyen por supuesto también emprender aquellas acciones que considere necesarias y que signifiquen una reducción de costes.

• • Evaluar, documentar y prevenir

El Proyect Manager debe documentar y realizar informes sobre los resultados del proyecto en aquellos puntos y sobre lo que considere preciso, y por supuesto al final de este.  Por otro lado, también es importante realizar estudios, previsiones y planes de contingencia frente a posibles riesgos o problemas que puedan surgir. Además, si fuera necesario y en caso de que las cosas no salgan como se había fijado en un primer momento siempre tiene que ser capaz de ofrecer soluciones alternativas con el fin de reconducir la situación.

Si importante es saber qué es un Project Manager, quizás más importante aún es conocer las habilidades que este debe tener, ya que para ser un buen gestor de proyectos y conseguir gestionar con éxito un proyecto empresarial lógicamente debe ser una persona que cuente con una serie de habilidades muy precisas acordes a las características del puesto que va a desempeñar. El Proyect Manager está obligado por su puesto a conocer la metodología que va a aplicar para gestionar el proyecto en cuestión, pero también debe combinar competencias personales, experiencia y una serie de aptitudes.

Teniendo esto en cuenta vamos a apuntar las principales habilidades de un Project Manager o gestor de proyectos son:

• • Liderazgo

Al ser una persona con poder ejecutivo y gran autoridad hay que resaltar que debe poseer la facultad de ser líder con capacidad para asumir el liderazgo, ya que el autoritarismo no tiene cabida dentro de las habilidades de un Project Manager. Es una figura de vital importancia que debe aumentar su autoconocimiento y autoconciencia para ser aquella persona que posea la capacidad de orientar al resto de los miembros del equipo para trabajar en pro de alcanzar el objetivo común. No solo se trata de dirigir y tomar buenas decisiones en pro de conseguir determinados resultados, sino que el liderazgo implica ir más lejos, implica la creación de una visión común y un código de valores para actuar; desarrollar la inteligencia emocional para potenciar la motivación, la empatía y la comunicación; y la mejora de las habilidades sociales. Sin duda esta es la más destacable de las habilidades de un Project Manager.

• • Organización

Debe ser organizado para poder planificar, organizar y controlar todas las acciones y tareas encaminadas a la consecución de los objetivos.

• • Tolerancia al Estrés

Sobre todos cuando se trata de gestionar proyectos importantes, de mucha responsabilidad, y con un gran número de personas al cargo, es normal que se presente muchas situaciones de estrés y el Project Manager deber tener una alta tolerancia al mismo, y mostrarse tranquilo ante aquellas situaciones comprometidas.

• • Adaptación

Cualquier proyecto que se emprenda siempre es dinámico, presenta curvas de rendimiento y comportamientos específicos, y por supuesto circunstancias adversas. Ante todo esto, el Project Manager necesita tener una gran capacidad de iniciativa y adaptación al medio, proponiendo en todo momento las acciones adecuadas a seguir en función de cada situación que se le presente.

• • Resolutivo

Ante cualquier situación que se le presente debe mostrar una actitud activa y actuar de manera rápida y ágil de acuerdo con las necesidades del proyecto.

• • Delegar

El Project Manager no puede estar en todos, y debe saber repartir y delegar de forma estratégica las tareas y responsabilidades entre los miembros del equipo con el fin de lograr el mayor potencial posible de este, mejorar la productividad, añadir valor y obtener mejores resultados.

• • Empatía

La empatía y las habilidades sociales son fundamentales para convencer, colaborar y dar cuenta de las acciones emprendidas, y sin duda una de las habilidades de un Project Manager a destacar. Saber ponerse en el lugar del otro además ayudará a resolver conflictos y entender muchas de las situaciones que a veces se originan dentro de los equipos de trabajo.

• • Orientado al cliente

Un buen Project Manager nunca debe olvidar que la misión de la organización debe estar orientada al cliente, y por tanto no tiene que obviarlo nunca durante la gestión de un proyecto.

• • Confianza

Debe ser una persona segura a la hora de enfrentarse los retos y dificultades que se le presente, con capacidad de pasar a la acción y con gran habilidad para trabajar en entornos de incertidumbre.

• • Resilencia

Cuando las incidencias y los conflictos aparezcan debe superarlos y procurar las soluciones adecuadas para cada una de forma ordenada en el tiempo, por tanto la resilencia se convierte en una habilidad muy importante.

• • Compromiso

El Project Manager siempre debe ser leal a la alta dirección y seguir las directrices marcadas por esta.

• • Comunicación

Entendemos como comunicación la acción consciente de intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitir o recibir información u opiniones distintas. El gestor de proyecto debe tener la gran capacidad de transmitir y comunicar de forma clara y en todo momento el mensaje que quiere hacer llegar a todos los interlocutores involucrados en el proyecto.  

Por último, y una vez que ha quedado claro qué es un gestor de proyectos, y cuales son las principales tareas que realiza, y las habilidades que debe poseer, resulta evidente decir que se trata de un profesional de alto nivel con una formación que se enmarca en un nivel superior, y que por tanto debe tener una formación específica dentro del diseño y gestión de proyectos, capacidad de liderazgo y creatividad y metodologías de la innovación.