Mejora tu eficiencia con las herramientas de productividad

Son aplicaciones diseñadas para que las personas mejoren su eficiencia y su efectividad y optimicen su tiempo. Ayudan a hacer más cosas en menos tiempo.

Una de estas herramientas puede cumplir varias funciones:

• Organizar proyectos y calendarios.
• Medir el funcionamiento de los empleados.
• Supervisar las tareas diarias.
• Registrar el tiempo invertido en cada actividad.
• Trabajar junto a otras herramientas de comunicación y colaboración, como Gmail o Google Drive.

Se agrupan en cuatro categorías:

• Comunicación y colaboración: facilitan la comunicación y los procesos de la empresa.
• Seguimiento del tiempo: establecen prioridades y tiempos de ejecución, como Microsoft Project o Monday.
• Toma de notas: sincronizan la información para tareas laborales y personales. Algunos ejemplos son Evernote, OneNote y Google Keep.
• Documentación: reducen el tiempo de generar documentos y evitan usar varios programas con fines distintos. Ejemplos conocidos son Google Drive y Word.

Es una aplicación online visual e intuitiva que se usa en tiempo real. Permite crear tableros, que funcionan como carteleras informativas a las que cada miembro del equipo accede para conocer el estatus y la asignación de las actividades. También se pueden ver, modificar y eliminar las tareas de cada usuario, y enviar mensajes a todo el equipo desde la propia plataforma.

Mide los niveles de productividad y la gestión del tiempo de cada miembro del grupo. Muestra con detalle las pausas que hace cada trabajador y qué aplicaciones le quitan tiempo de concentración y eficiencia. Funciona, en la práctica, como un supervisor que mira a través de la máquina.

Incluye herramientas que gestionan el correo electrónico y el intercambio de datos. Entre ellas está OneDrive, que ofrece un amplio almacenamiento de información en la nube.

También está Project, que sirve para crear, administrar y aplicar proyectos, fijar tiempos de ejecución y asignar recursos. Por eso el paquete cubre más tareas de gestión que las clásicas de ofimática.

Emite facturas y presupuestos de distintos servicios y los envía después por correo electrónico. Se puede usar desde cualquier parte del mundo y permite conocer el estatus de los pedidos de clientes actuales y futuros.

Evernote, OneNote y Google Keep están entre las más utilizadas. Sincronizan la información y ayudan tanto en las actividades laborales como en las personales.

Aprovechan la tecnología para mejorar sus procesos internos, la comunicación y la interacción con clientes y usuarios. También automatizan las tareas que pueden hacerse sin intervención humana, de modo que el recurso humano se dedique a lo que realmente lo necesita. Las herramientas de productividad son el medio para hacerlo.

Sí. Estas herramientas pueden usarse junto con otras de comunicación y colaboración, como Gmail o Google Drive, de modo que lo organizado en una aplicación se conecta con las que el equipo ya utiliza.