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Los mandos intermedios exitosos saben que las reuniones, aunque importantes, también tienen un alto costo. La próxima vez que entres a la sala de reuniones, piensa en el tiempo que cada uno de los presentes está invirtiendo, y la cantidad de objetivos que no se están alcanzando por sentarse allí, oyendo como Xavi de distribución cuenta los méritos y virtudes de las nuevas cajas con doble pared de cartón.

Piensa en la cantidad de cosas que tú mismo podrías estar haciendo. Todo esto te hace cuestionar, para qué reunirte. ¿No?

No lo pienses demasiado. Para los mandos intermedios hacerlo es inevitable. Pero la próxima vez, ten en cuenta esta lista de cosas que no debes hacer cuando encabeces la siguiente reunión, así regresarás antes a tus labores regulares, harás que la reunión sea productiva y valga la pena.

Mandos intermedios y lo que deben evitar

1. No seas esclavo del reloj

Todos pensamos en número redondos. No podemos evitarlo y si eres uno de estos mandos intermedios, en lo que a tareas por realizar respecta, estarás mentalmente estructurado para llevarlas a cabo en paquetes de a 30 o 60 minutos. Así que cuando piensas en una reunión pautada a las 9, crees que debería finalizar al menos a las 9:30. Número redondos.

Así que el encuentro comienza puntualmente y ya sabes que tienes 30 minutos por delante, cuando bien sabes que en 10 minutos ya habrán tomado todas las decisiones. Es como el síndrome de la casa grande; Tras comprar una casa enorme, de algún modo tienes que buscar los recursos y las fuerzas para llenarla de muebles, aún si no necesitas de tantos muebles. También debemos tomar en cuenta está el facto “por las dudas”; Después de todo, piensan los mandos intermedios, ya estamos todos reunidos así que usemos algo de tiempo extra para conversar, por las dudas.

¿Y qué sucede? Llenamos la reunión con temas que ni siquiera necesitábamos.

En lugar de ello, planea el contenido de tus reuniones, de modo que puedas utilizar productivamente cada minuto de esa media hora o 60 minutos que hayas pautado. Darás más sentido al encuentro y verás que el equipo se mostrará más receptivo y proactivo. Otra solución es que pautes reuniones más cortas y, si tienes contendí sólo para 12 minutos, empieces la reunión a las 9:18, de modo que aún termines en un número redondo y hagas felices a aquellos que necesitan de esto para ver girar su  mundo.

2. No te reúnas en lugares “neutrales”

Los mandos intermedios saben que las reuniones están relacionadas con acciones, no palabras. Los grandes encuentros solucionan problemas, cambian el curso de los eventos, crean planes de acción. Las grandes reuniones se manifiestan en ganancias tangibles.

Entonces, ¿por qué querrías ver a tu equipo en la sala de reuniones, donde ninguna mercadería, o servicio es producido?

Pauta tus encuentros donde está la acción, quizás donde se encuentre el problema o la oportunidad. No se sienten es una sala, mirándose unos a otros, cuando puedes poner tu atención directamente en el problema.

Compórtate como el mando intermedio que eres, levántate, lleva a tu gente fuera, ensúciense las manos, y concéntrense en lo real, dejen lo intangible para otros.

3. Evita convocar a reuniones “informativas”

Ninguna reunión debería incluir las palabras “información”, “recapitulación”, o “reseña”. Lo que hace grande a los mandos intermedios es la capacidad de síntesis, y las grandes reuniones deberían ser convocadas para eventos tales como “Decidir la fecha en que se lanzará el producto”, o “Seleccionar el nuevo software para las bases de datos”.

¿Y la Información? Compártela antes de la reunión. Si el encuentro va a ser para tomar decisiones, ¿No sería lógico compartir antes todos los datos sobre el tema, de modo que todos sepan sobre cuáles aspecto es que van a dar su opinión? Envía los documentos y reportes por anticipado.

Los mandos intermedios que llevan reuniones informativas utilizan el tiempo de un modo improductivo y desperdicia el tiempo de todos, especialmente el del producto o empresa que represente.

4. No permitas que la gente “piense en voz alta”

Si en medio de tu reunión alguien dice “Voy a pensar en voz alta”, para compartir algo que se está gestando en su mente, detenlo de inmediato.

¿Por qué? La reunión es para decidir caminos concretos, no abrir nuevas rutas. Todos deberían presentarse con ideas claras, basadas en la información que compartiste tiempo antes de llevado a cabo del encuentro. No permitas que la gente balbucee cosas a “medio coser” que estén apareciendo en su mente, a mitad de la reunión. Menos aún si percibes que es únicamente un modo de justificar su participación o verse más “astuto”.

Si están en una sesión de “brainstorming”, bien. De otro modo, los mandos intermedios esperan que su gente llegue preparada a las reuniones con sus elecciones, decisiones e ideas ya moldeadas y fundamentadas.

5. Muestra respeto con los asistentes

Pregúntale a todos los mandos intermedios que conozcas; estos sucede todo el tiempo. Algunos llegan temprano a la reunión y uno de ellos comienza a conversar con quien encabezará el encuentro. La sala se llena, ya es la hora de comenzar. Pero esa conversación no se termina. Así el líder del grupo continua hablando unos minutos, quizás para no parecer descortés (o porque le gusta oír su propia voz).

Y todo el resto está sentado, a la espera de que terminen.

Habla todo lo que quieras antes de comenzar. Pero al momento de iniciar, inicia la reunión. De “Necesitamos empezar, pero podemos seguir después”. Se respetuoso con los demás y comienza a tiempo.

6. Don’t meet just to promote “team cohesion.”

Los miembros de un equipo necesitan trabajar bien juntos. Pero no necesitan llevarse bien todo el tiempo, o crear lazos fuera del espacio laboral.

Las grandes relaciones en los negocios se crean cuando las personas trabajan por una meta común an son capaces de contar con que el resto del equipo hará su parte, se comprometerán, y llevarán cada proyecto a buen puerto. En suma, producir ganancias tangibles y alcanzar metas significativas.

Es menester de los mandos intermedios, crear equipos proactivos y permitir que sean ellos mismos quienes se encarguen de decidir si quieren o no entablar lazos con sus pares.

No te preocupes. Siempre quieren.

 

Competencias para Mandos Intermedios