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El tiempo es uno de los factores clave en el ámbito laboral, una gestión eficaz del tiempo puede dar lugar a que la empresa consiga sus objetivos y a tener trabajadores más motivados y felices. Por el contrario, una inadecuada gestión del tiempo de trabajo puede dar lugar a la pérdida de oportunidades para la empresa y a la aparición de estrés en los trabajadores.

La gestión eficaz del tiempo de trabajo no siempre es sencilla, máxime cuando se tiene que atender a diversas tareas a la vez. Precisamente por ello la planificación del tiempo de trabajo se convierte en una herramienta tan importante.

Gestión eficaz del tiempo: Cómo planificarlo

Sólo a través de una buena planificación puede darse una gestión eficaz del tiempo de trabajo. Para ello es necesario que el trabajador conozca claramente los objetivos que debe alcanzar, de esta forma podrá priorizarlos y poner en primer lugar aquellos que requieren una mayor inversión de tiempo o que suponen un mayor volumen de trabajo.

Sin lugar a dudas otro de los aspectos básicos para conseguir una gestión eficaz del tiempo es contar con un grupo de trabajo en el que las tareas estén adecuadamente repartidas atendiendo a las capacidades, experiencias y conocimientos de cada trabajador.

Otro de los factores importantes a tener en cuenta cuando se hace una planificación del tiempo de trabajo es tener en consideración la curva de rendimiento, y es que no se tiene la misma energía al empezar el día que a media tarde.

Controlando eficazmente el tiempo de trabajo, evitamos la aparición de patologías como el estrés y otras enfermedades psicosomáticas que afectan de manera negativa a la salud de los trabajadores. Es por ello que a la hora de planificar el tiempo de trabajo también deben incluirse períodos de descanso.

Llevar a cabo una planificación del trabajo para conseguir una gestión eficaz del tiempo puede ayudar a ahorrar entre un 10 % y un 20 % del tiempo de trabajo al día, reduciendo además la ansiedad y otros sentimientos negativos que pueden afectar a los trabajadores que se sienten agobiados por el tiempo. La labor de planificación es, por tanto, beneficiosa tanto para la empresa como para sus trabajadores.

Identifica a tus ladrones de tiempo

El primer paso que debes dar antes de organizar tu jornada, es identificar a tus ladrones de tiempo, esas pequeñas actividades que sólo llevan un par de minutos, pero que finalmente terminan por acaparar más de la mitad de tu jornada laboral. Actividades que interrumpen tu concentración y provocan que las tareas importantes se prolonguen. Para identificarlos, sólo tienes que dedicarle unos minutos al finalizar tu jornada. Haz un repaso a todas las actividades que has realizado y anota aquellas que te quitan tiempo para realizar tus obligaciones laborales. Existen muchos ladrones de tiempo, sin embargo, algunos son comunes en casi todos los trabajos. Llamadas de teléfonoinesperadas, correos electrónicos que no paran de llegar, reuniones improductivas o atender a consultas y dudas de compañeros son las más frecuentes. Una vez que tienes claro cuáles son tus ladrones de tiempo, sólo tienes que establecer un plan para que no te roben más tiempo del imprescindible. ¿Cómo? Dependerá de la actividad y de tu cargo. Cada uno tiene que valorar las tareas que pueden esperar o no y buscar cuál es la manera más efectiva de combatir a los ladrones de tiempo.

Una gestión eficaz del tiempo

La gestión eficaz del tiempo no sólo te ayudará a terminar según los plazos establecidos. También provocará que te sientas menos fatigado y agobiado debido a la acumulación de tareas. ¿Cómo conseguir una gestión  de tiempo eficaz? Lo cierto es que no es tan difícil como parece. Sólo necesitas un poco de constancia y fuerza de voluntad para transformar tus hábitos, y seguir estos sencillos consejos:

  1. Identifica tus ladrones de tiempo para poder combatirlos: Es el primer paso que debes dar antes de comenzar a planificar tu agenda laboral. Saber qué tareas te roban más tiempo te ayudará a combatirlas. Reserva un espacio concreto para llevar a cabo estas actividades, de tal forma que no puedan ocupar más de ese tiempo. Por ejemplo, consulta tu correo entre tres y cuatro veces a lo largo de la jornada. Una al principio, otra al final y un par de veces entre medias. Identifica los correos más importantes para leerlos y contestar y deja el resto para el final de la jornada.
  2. Planifica tu jornada laboral: Todos los días, dedica tus diez primeros minutos a planificar las tareas que tienes que realizar. Lo mejor es que lo hagas por escrito, para que no se te olvide. Puedes realizar un listado con las tareas o un cronograma, señalando el tiempo que le dedicarás y a qué hora llevarás a cabo cada tarea.
  3. Prioriza las tareas: Siempre hay tareas que son más importantes  o urgentes que el resto. Debes aprender a identificar estas actividades para establecer cuáles se deben realizar en primer lugar.
  4. Delega: Tienes que aprender a delegar. Siempre hay actividades que pueden realizar otros compañeros que se encuentren menos atareados.
  5. Aprende a decir no: No tengas miedo a decir de vez en cuando no, especialmente cuando tu lista de tareas no para de crecer y no llegas a tiempo para entregar tus tareas.
  6. Reserva tiempo para imprevistos: Además de los ladrones de tiempo siempre pueden surgir otros imprevistos, fuegos que hay que apagar con urgencia. Reservar media hora de tu tiempo para estas situaciones te ayudará a planificar eficazmente tu jornada.
  7. Planifica tus pausas: Los descansos son importantes para que aumente tu rendimiento. Descansa cinco minutos cada hora o diez minutos cada dos horas.

Con un poco de ganas y de organización, podremos hacer una gestión eficaz del tiempo y no dejar que los demás lo gestionen por nosotros.

 

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