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La máxima de quienes llevan una gestión eficaz del tiempo “El tiempo es dinero” es una frase que a menudo se atribuye a Benjamín Franklin. Esta sabiduría parece crecer de forma relevante con cada década que pasa. La única diferencia hoy en día es que tenemos el beneficio de la tecnología para ayudarnos a ahorrar tiempo y dinero.

Afortunadamente, hay muchas oportunidades para automatizar, y no es difícil. De hecho, las siguientes seis tareas pueden mecanizarse rápidamente – como mucho para la próxima semana de hecho.

Gestión eficaz del tiempo

En la búsqueda de actividades para automatizar, revisa estos tres criterios:

  • Velocidad. Puedes lograr la automatización en unas pocas horas, de principio a fin.
  • Capacidad de hacerlo tú mismo. Lo que hará innecesario contratar consultores especializados.
  • Costo mínimo. Algunos proyectos o herramientas son gratuitos o a lo sumo implican una cuota mensual relativamente pequeña para establecer un servicio en la nube.

No importa cómo lo mires, automatizar cualquiera de estas seis actividades valdrá la pena.

Configura la facturación recurrente

Si cobras a tus clientes la misma cantidad cada mes, una buena gestión eficaz del tiempo se traduce en la configuración de un software de contabilidad, para enviar por correo electrónico facturas recurrentes regularmente. Si tienes clientes recurrentes en la facturación de tarjetas de crédito, existen programas que pueden configurarse para hacerlo. PayPal también se puede utilizar para cargar las tarjetas de tus clientes cada mes.

También puedes obtener una aplicación de facturación aparte para manejar la tarea. En el mercado encontrarás aplicaciones que hacen un trabajo rápido para configurar facturas recurrentes. La mayoría de estos programas también tienen una función de recordatorio, recordando amablemente al cliente si una de sus facturas está atrasada.

Si alguna vez te has olvidado de facturar a un cliente (nos sucede a la mayoría), puedes recibir tu alerta para hacerlo.

Actualizar y monitorear las redes sociales.

La automatización de algunos de tus medios de comunicación sociales es una de esas posibilidades que dan frutos en la gestión eficaz del tiempo y son recomendables para todas las pequeñas y medianas empresas.

No quiere decir esto que debas convertir tus redes sociales en publicaciones secas y sin vida llenas de mensajes impersonales. La mayoría de los expertos en marketing enfatizan la importancia del compromiso y la muestra de personalidad en estos perfiles. Sin embargo, si haces el 100% de tu actualización a mano, estás gastando más tiempo del necesario.

Por suerte, hay medios que te ayudarán en esta tarea. Una o dos veces por semana, utiliza la automatización para programar algunos posts que den vida a tu presencia en la web a lo largo de la semana. Esto le permite optimizar su trabajo, en lugar de utilizar  de manera ineficiente tu tiempo.

Guarda tu participación manual en las redes para “escuchar” a otros canales sociales leyendo o leyendo sus feeds, revisando y respondiendo a las respuestas de tus seguidores al menos una vez al día. Además, utiliza alguna herramienta que te permita ver todos tus perfiles desde un panel único.

Herramientas de medios sociales como Hootsuite que combinen la automatización de las publicaciones y un tablero de instrumentos central son perfectas para ayudarle en la gestión eficaz del tiempo, y sostener la presencia de tu negocio auténticamente.

Administra tu correo electrónico

¿Recibes una avalancha de correos cada día con diversos niveles de relevancia? Haz una gestión eficaz del tiempo utilizando las funciones de etiqueta o carpeta en tu programa de email para limpiar la bandeja de entrada.

Tómate el tiempo para entender cómo funciona el programa de correo electrónico para obtener el mayor beneficio. Tanto Outlook como Gmail proporcionan medios para que ordenar automáticamente los mensajes. Por ejemplo, los que provengan de clientes pueden ir a una carpeta con la etiqueta “importante”. También puedes organizar correos entrantes de acuerdo a los proyectos para mayor eficiencia. Lee la Ayuda disponible para cada programa para poder comprender cómo usarlo.

Pero no te detengas ahí. Haz uso de aplicaciones complementarias para aumentar la productividad. Por ejemplo, existen programas que te permiten configurar recordatorios para responder o hacer seguimientos, y programar correos para enviar más tarde. Esto es útil si, por ejemplo, te gusta actualizarte durante el fin de semana, pero no quieres ocupar tu tiempo con cinco mensajes que puedes atender el lunes por la mañana, a primera hora.

Enviar respuestas similares

En muchas ocasiones, encontramos que los correos que debemos enviar son similares. Un buen ejemplo son las respuestas a consultas de los clientes, el público en general o las proyecciones de ventas.

Lo curioso es lo raro de encontrar a empresarios que hagan buen uso de las herramientas que puedan automatizar esta tarea y, en su lugar, se sientan allí y componen esencialmente el mismo correo electrónico una y otra vez.

En los casos en que envías respuestas genéricas, puedes hacer una gestión eficaz del tiempo, ahorrando muchas horas al año utilizando respuestas enlatadas en Gmail o plantillas de correo electrónico en Outlook. Cuando llegue el momento de responder, sólo comienza con la plantilla adecuada o respuesta que hayas guardado. Claro que deberás adaptarlo manualmente a cada situación para que suene más personal.

Si deseas obtener aún más automatizado en las campañas de marketing o servicios al cliente, hay una variedad de herramientas especializadas que puedes utilizar que proporcionan respuestas automáticas y responde preguntas frecuentes a los clientes. Los “autoresponders” del email y el software de automatización de marketing pueden enviar mensajes de seguimiento para analizar y comprender ciertos comportamientos o situaciones, por ejemplo alguien que visita una página específica en tu website.

Programar tus citas

Si configuras citas para reunirte con clientes, puedes pasar mucho tiempo trabajando en una programación conveniente para todos los interesados.

Utiliza una aplicación de programación que se integre con calendarios populares como Outlook y Google. A continuación, invita a terceros a conectarse para confirmar su disponibilidad horaria, donde podrán elegir fechas y horas convenientes para ellos.

También, habilita una aplicación de reserva de citas en tu sitio web o en Facebook. Esto permitirá que los interesados establezcan citas sin llamarte, una función de autoservicio que los consumidores disfrutan cada vez más hoy en día. Aplica una gestión eficaz del tiempo con aplicaciones que permitan a los clientes establecer citas, cada vez que sea necesario.

Archivos de respaldo

Los archivos que utilizas en tu compañía, como documentos, imágenes, videos y más, son el alma para cualquier profesional.

Pero si tienes que recordar hacer copias de seguridad de los archivos, te garantizo una cosa; eventualmente, lo olvidarás, pospondrás, o simplemente dejarás de hacerlo. Entonces generaras una potencial situación de riesgo capaz de desencadenar una crisis cuando no puedas tener acceso a esos archivos o peor, cuando tengas que comunicarte con tus clientes y admitir que perdiste algo.

Gracias a la tecnología hay opciones para automatizar las copias de respaldo. La mejor gestión eficaz del tiempo es dar uso de alguna de las tantas aplicaciones en la nube.

Los archivos compartidos y el almacenamiento son excelentes para esto porque combinan copias de seguridad con el uso compartido de archivos. Intente Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox o cualquier otro almacenamiento en la nube central. De esta manera nunca tendrá que preocuparte si falla un disco duro o si viajas con una tablet o teléfono, porque todos tus documentos estarán disponibles en algún lugar de la nube, no localmente en un dispositivo. Y es más seguro, también, porque todo en la nube puede ser protegido y controlado por acceso. La mejor parte es, haciendo que compartir entre los miembros del equipo sea mucho más simple.

Gestión eficaz del tiempo: Conclusión

No es difícil automatizar las actividades mencionadas – realmente, no lo es. Sólo tienes que establecerlo como una meta, y empezar. El tiempo que dedicas ahora te ahorrará muchas horas en el futuro. ¿Y sabes qué más? La automatización es más confiable que la memoria, por lo que se evitará la ineficiencia y los costos ocultos que provienen de los errores.

 

Gestión del Tiempo y Planificación de Tareas Práctico