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Para los especialistas en atención al cliente, tratar de estar al día con el infinito ingreso de comunicaciones puede ser abrumador y llevarte a una sobrecarga de información.

En los viejos tiempos, sólo teníamos dos cosas: teléfono y el antiguo correo tradicional. Ahora tienes que tratar con emails, perfiles en redes sociales, mensajería de voz, fax, mensajes de texto, comentarios en múltiples plataformas, y personas golpeando a tu puerta queriendo negociar su participación en tu empresa o simplemente que les hagas un descuento en alguna mercadería. Bueno, estos últimos no tienen nada de novedoso.

Vivimos en una sociedad que nos sobrecarga de datos ininterrumpidamente. El miedo a perdernos de algo importante nos llena de ansiedad, distracción y peor aún, a hacernos adictos a la información con tal de poder dar una buena atención al cliente.

Atención al cliente: Cómo no desesperar

Si de pronto te encuentras perdido en un mar de opciones, no estás solo. Las personas exitosas saben que la mayoría de las comunicaciones no son una emergencia, y no tienen por qué ser respondidas inmediatamente. Saber esto te coloca en una posición de poder, en lugar de sentirte víctima de la marea de datos que te apabulla.

En el peor de los casos, para las personas que gustan de responder apresuradamente a cada correo o mensaje entrante, les decimos que se pone peor. A medida que las comunicaciones aumentan, se vuelve imposible cumplir la meta de conectar en tiempo real con todo el mundo. Este es un hecho: desarrollar el correcto ritmo de respuesta es la clave. Con eso en mente, aquí te traemos unos consejos para que puedas administrar exitosamente tus canales de comunicación y que tu servicio de atención al cliente se destaque sin que el costo sea tu sanidad mental.

  1. Crea un horario para procesar correos y redes sociales.

Si, dijimos procesar. Eso para los trabajadores de atención al cliente significa echar una mirada a los mensajes entrantes como si de una gran fotografía se tratara.

Durante este tiempo, no prestarás mayor atención a los contenidos más allá de lo que te permita saber que tanta cantidad tienes en cada espacio. Por ahora, no hace falta saber qué publicó quién en cada comunicado.

Luego, como si fueras una máquina procesadora de productos responderás, borrarás o  entrarás en acción, según el caso. Nunca mires uno de ellos para decir “volveré a leerlo luego”, porque no lo harás.

Si no sabes qué hacer con alguno de los mensajes, guárdalo en la carpeta “No Sé”, pero no lo dejes en la bandeja de entrada. Si no es importante ahora, es poco probable que se convierta en importante más tarde.

  1. Tomate un tiempo en el que no te molesten

Toma tu teléfono y ponlo en modo “No molestar” para las llamadas. Lo usarás cada vez que vayas a hacer algo distinto a dedicarle tiempo a quienes llaman directamente a atención al cliente.

Todas las llamadas serán rechazadas e irán directo a la casilla de mensajes. Cuando termines lo que estabas haciendo, y queremos decir cuando termines de verdad, revisa tus mensajes de voz.

Puede sentirse raro al principio, así que comienza con 15 minutos de “No molestar”. Aprenderás a disfrutar el no ser interrumpido y tu proactividad crecerá.

  1. Prioriza ciertos tipos de mensajes

¿Dónde comienzan tus más productivas conversaciones de negocios, en el teléfono, las redes sociales, o en las mensajerías instantáneas? Elije una de ellas para que sea el canal por el que más rápidamente responderás y luego apégate a tu palabra.

Puede ser la mensajería interna, con tu equipo de trabajo; los teléfonos, para hablar con potenciales y clientes; o las redes sociales, para atención al cliente. No existe “bien” o “mal” en esto, en tanto sepas que es lo que funciona mejor para tu empresa y puedas darle prioridad sobre el resto para responder a sus solicitudes y comentarios.

  1. Limita tus métodos de contacto

Puede que uses Skype, mensajería de texto, teléfono, blog, y diez diferentes perfiles en redes sociales donde las personas puedan acceder a tu marca, o lo que ofreces. Si no les dices como hacerlo, buscarán cualquier método que les venga cómodo a ellos, no a ti.

Entonces, terminarás como hámster corriendo en la rueda, intentando complacer a todo el mundo. El hecho de que puedas pegar enlaces de tus productos en todos esos espacios, no quiere decir que debas.

Elije de tres a cinco métodos de contacto por donde brindarás el servicio de atención al cliente y permite que la gente sepa que esos son los únicos medios por donde te encontrarán. Usualmente, la mejor forma de transmitir este tipo de cambios es en las firmas de correo o en los perfiles de las redes sociales.

  1. Tómate descansos de los contactos de tanto en tanto.

Si estás constantemente ocupado y te preguntas por qué no puedes ser más productivo, es tiempo de tomar un descanso. Si tu cerebro entra en un constante estado de apabullamiento, saltando de una tarea a otra, te descubres distraído o mentalmente exhausto, tu cuerpo es el que sigue.

Tómate un descanso cada tanto y desconecta tu mente completamente. Lee un libro, sal a dar una vuelta, pinta, dibuja, o no hagas nada que esté vinculado con la comunicación. Las buenas cosas suceden cuando disminuyes la velocidad, algunas veces.

Si la atención al cliente arruina tu vida, es tiempo de repensar en tus prioridades. Satisfacer la necesidad de las personas es una parte natural y fundamental de cualquier negocios y es una tarea que debe realizarse con regularidad, pero no debe representar el consumo de tiempo en la vida de nadie.

Pauta tus propios horarios para comunicarte y disfruta más de la productividad, y creatividad. Verás que muy pronto te habrás concentrado en ser más feliz, saludable y disfrutarás plenamente de tu vida.

 

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