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La gestión eficaz del tiempo no sólo te ayudará a terminar tus tareas a tiempo y cumplir con los plazos establecidos. También provocará que te sientas menos fatigado y agobiado debido a la acumulación de tareas. ¿Cómo conseguir una gestión de tiempo eficaz? Lo cierto es que no es tan difícil como parece, sólo necesitas un poco de constancia y fuerza de voluntad para transformar tus hábitos, y seguir estos sencillos consejos

¿Te pasas el día a ocupado en mil obligaciones diferentes y sintiendo que haces pocas cosas productivas?, ¿Desearías que el día tuviera más horas para poder cumplir con todo?

Gestión eficaz del tiempo: Nuestros consejos

  1. Identifica tus ladrones de tiempo para poder combatirlos: Es el primer paso que debes dar para una gestión eficaz del tiempo y planificar tu agenda laboral. Saber qué tareas te roban más tiempo te ayudará a combatirlas, reserva un espacio concreto para llevar a cabo estas actividades, de tal forma que no puedan ocupar más de ese tiempo. Por ejemplo, consulta tu correo entre tres y cuatro veces a lo largo de la jornada; una al principio, otra al final y un par de veces entre medias. Identifica los correos más importantes para leerlos y contestar y deja el resto para el final de la jornada.
  2. Planifica tu jornada laboral. Todos los días, dedica tus diez primeros minutos a planificar las tareas que tienes que realizar; lo mejor es que lo hagas por escrito, para que no se te olvide. Una gestión eficaz del tiempo te lleva a realizar un listado con las tareas o un cronograma, señalando el tiempo que le dedicarás y a qué hora llevarás a cabo cada tarea.
  3. Concentrar esfuerzos: Una vez elaborado el plan de acción, hay que seguirlo, de poco sirve una gestión eficaz del tiempo si luego no es seguida de forma constante. Todos sabemos que es contraproducente trabajar en cualquier actividad de forma continuada, sin programar descansos, también sabemos que el simple cambio de actividad nos proporciona una oportunidad para descansar. En este caso el riesgo está, o en no parar ni un solo momento, o bien, en pasarnos en el extremo opuesto, descansar cada diez minutos o cambiar continuamente de actividad. En el primer caso, llegará un momento en el que no seamos capaces de ser productivos por agotamiento físico y mental. Y en el segundo caso, nos imponemos de manera continua una barrera a la concentración.
  4. Prioriza las tareas: Cualquiera que lleve una gestión eficaz del tiempo sabe que siempre hay tareas que son más importantes o urgentes que el resto. Debes aprender a identificar estas actividades para establecer cuáles se deben realizar en primer lugar.
  5. Delega. Sabes usar la ayuda de terceros también puede ser un buen método de gestión eficaz del tiempo. Tienes que aprender a delegar. Siempre hay actividades que pueden realizar otros compañeros que se encuentren menos atareados.
  6. Aprende a decir no. No tengas miedo a decir de vez en cuando no, especialmente cuando tu lista de tareas no para de crecer y no llegas a tiempo para entregar tus tareas.
  7. Reserva tiempo para imprevistos. Además de los ladrones de tiempo siempre pueden surgir otros imprevistos, fuegos que hay que apagar con urgencia. Reservar media hora de tu día para estas situaciones te ayudará a la gestión eficaz del tiempo.
  8. Planifica tus pausas. Los descansos son importantes para que aumente tu rendimiento; descansa cinco minutos cada hora o diez minutos cada dos horas.
  9. Evita la  postergación: Es la conducta de dejar las cosas para más tarde. Nos afecta a todos en mayor o menor medida, pero lo que en algunos puede ser un problema menor, en otros es una fuente de estrés y ansiedad considerable. La postergación es la conducta de dejar las cosas para más tarde; afecta la gestión eficaz del tiempo de todos en mayor o menor medida, pero lo que en algunos puede ser un problema menor, en otros es una fuente de estrés y ansiedad considerable.
  10. Realiza un calendario mensual: Podemos usar el calendario mensual para registrar los hitos importantes a lo largo del camino y la fecha de esperado cumplimiento. Es una herramienta que te permite “seguir la pista” al progreso de todos tus proyectos importantes. La gran ventaja del calendario mensual es que nos ofrece un campo de visión mayor de nuestro tiempo que los horarios diarios o semanales y que nos ayuda a anticipar de forma más precisa la extensión de nuestra gestión eficaz del tiempo unas semanas por adelantado. Tienen que aparecer los grandes hitos, pero también las submetas que nos aproximan a su consecución.
  11. Evita hacer varias cosas a la vez: No es rentable, como parece a primera vista, realizar varias tareas a la vez. Se interrumpen unas a otras y se incrementa el riesgo de errores; lo mejor: una a una y terminarla.
  12. No seas multitarea: En aras a la eficiencia, lo mejor es hacer una sola cosa a la vez, la multiplicidad de tareas hace que uno avance más lento, y multiplica la posibilidad de cometer errores. Las interferencias y las interrupciones aminoran la capacidad de asimilar información.

Gestión eficaz del tiempo: Conclusión

La administración eficaz del tiempo le permite tomar el control de la secuencia de eventos de su vida. Su vida actual es el resultado de la calidad de las decisiones que usted ha tomado hasta este momento. Si tú no estás conforme con alguna parte de su vida, es tu tarea comenzar a tomar mejores decisiones al respecto.
Analiza la forma en la cual  pasas un día típico. ¿Qué cosas tienes que modificar para mejorar la calidad y la cantidad de los resultados?

 

Master en Gestión Integrada en el Sector Sanitario