Gestión eficaz del tiempo: cuando lo común no funciona
No te sirvió priorizar: muchos sistemas de planificación te piden que asignes niveles de prioridad a tus tareas. Ya sean A, B, o C; o alto, medio y bajo. La idea es estructurar tu día, de manera que te encargues de las más importantes primero. Esto tiene sentido, y ha ayudado a muchas personas a mejorar, pero para otras, no es lo suficientemente específico.
De ser así para ti, puede que la razón es que marques demasiadas tareas como prioridad A, sin una manera clara de qué hacer diariamente. Y aquellas cosas marcadas como B o C se quedarán pendientes hasta que sean A. En vez de eso, prueba a ser realista sobre cuánto trabajo puedes realizar en un día, y prioriza tu lista asignando una hora o día límite para cada ítem. Si tienes 90 cosas que hacer, y puedes hacer 3, entonces sabes que habrá 3 cosas en tu lista que no se harán sino en 30 días, otras 3 en 29, y así sucesivamente. De esa manera, podrás tener una gestión eficaz del tiempo, contratando ayuda extra si la necesitas, cancelando o moviendo planes de fin de semana y agendando citas con tus clientes como te convenga.
No te funcionó hacer una lista de cosas por hacer: muchos expertos sugieren pasar unos 10 minutos luego de despertarte escribiendo una lista de cosas que quieres lograr. De nuevo, esta parece ser una opción lógica, pero si no te ha funcionado, quizás lo consideres precisamente una pérdida de tiempo. Prueba esto: en vez de reinventar la rueda todas las mañanas, pasa 20 o 30 minutos cada semana o mes vaciando tu cerebro, capturando todo lo que puedas pensar que necesitas o quieres hacer. Si lo priorizas por fecha, tendrás una lista de cosas por hacer premeditada.
Así tendrás una gestión eficaz del tiempo, pues cada mañana podrás ir directo a tu lista y ser proactivo en los primeros minutos del día. Y si aparecen cosas imprevistas, solo tendrás que pasar unos minutos añadiéndolas a tu lista principal.
No te ha servido comprometerte contigo mismo: a todos nos han dicho que para poder terminar nuestras tareas, es importante que hagamos compromisos con nosotros mismos, pero resulta, que los primeros en faltar a dichos compromisos seremos, obviamente, nosotros. Cuando las personas usan calendarios para hacer sus listas de tareas pendientes, a veces pasan más tiempo reacomodando las cosas y descifrando entre citas reales y ficticias. Usar los bloques de horario tiene su espacio, pero para tener una gestión eficaz del tiempo, no lo uses para todo si quieres que sea efectivo. Si no prestas atención a esto, puede que termines aprisionando tu día y tu calendario perderá su efectividad. Además, no planifiques mucho tiempo al futuro. A menudo no podrás predecir cómo será la semana que viene. Tampoco asignes tareas específicas. En vez de eso, llámalo tiempo proactivo y escoge hacer lo que sientas más apropiado. A veces nos sentimos creativos y a veces somos más lineales. Serás más productivo si encajas las tareas con tu ánimo.
Gestión eficaz del tiempo: controlando tus decisiones
Controlar el tiempo es imposible, lo único que puedes controlar son tus decisiones en base al tiempo que tienes. Es clave cambiar la manera en que nos relacionamos a este hecho. Por ejemplo, un factor esencial de una gestión eficaz del tiempo es capturar toda la información que tengas en un solo sitio: ya sea en un software o en una libreta de notas. No trates de tenerlo todo en tu mente. Asimismo, esta es una herramienta que debes disfrutar de utilizar. Una vez que tengas toda la información organizada, se te hará más fácil saber qué puedes hacer y qué tareas deben ser desechadas o aplazadas para más adelante.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué fallan tantos métodos de organización del tiempo?
Muchas técnicas complican las cosas de forma innecesaria. Además, su éxito depende de cada persona, porque lo que sirve a unos puede no servir a otros. Si un consejo muy común no ha funcionado, tiene sentido probar una alternativa antes de abandonar la idea de organizarse.
¿Qué hacer si priorizar tareas con las letras A, B y C no funciona?
Suele ocurrir cuando se marcan demasiadas tareas como prioridad A y no queda claro qué hacer cada día. Las marcadas como B o C quedan pendientes hasta que se convierten en A. La alternativa es ser realista sobre cuánto trabajo cabe en un día y dar a cada tarea una hora o un día límite, en lugar de limitarse a clasificarla por importancia.
¿Cómo se organiza una lista cuando hay más tareas de las que se pueden hacer?
Se calcula cuántas tareas caben realmente en un día y se reparten por fecha. Con 90 tareas y capacidad para 3 diarias, habría tres tareas para el último día, otras tres para el día anterior y así sucesivamente hasta llegar a hoy. Si no hay manera de cumplir ese reparto, se puede contratar ayuda extra, cancelar o mover planes del fin de semana y agendar las citas con clientes a conveniencia.
¿Es útil escribir cada mañana la lista de cosas por hacer?
No para todos. Para quien lo vive como pérdida de tiempo existe otra opción: dedicar 20 o 30 minutos cada semana o cada mes a vaciar la cabeza y anotar todo lo que se necesita o se quiere hacer. Si se ordena esa lista por fecha, queda un plan premeditado y cada mañana se puede ir directo a la lista, sin reinventarla.
¿Cómo se manejan los imprevistos con una lista principal de tareas?
Basta con dedicar unos minutos a añadirlos a la lista principal. De este modo no es necesario rehacer el plan desde cero cada vez que surge algo inesperado.
¿Por qué falla comprometerse con uno mismo para cumplir las tareas?
Porque se suele aconsejar hacer compromisos personales para terminar las tareas, pero los primeros en incumplirlos son quienes los hacen. Por eso conviene buscar otras fórmulas, como reservar tiempo proactivo en lugar de fijar tareas.
¿Qué es el tiempo proactivo y por qué no conviene planificar con mucha antelación?
El tiempo proactivo es un espacio sin tareas específicas asignadas, en el que se escoge hacer lo que resulte más apropiado en ese momento. Se recomienda porque a menudo no se puede predecir cómo será la semana siguiente. Asignar tareas concretas con demasiada antelación obliga a rehacer el plan cuando surge algo inesperado.
También influye el estado de ánimo: hay momentos en que la persona se siente creativa y otros en que es más lineal. Ajustar las tareas a ese ánimo aumenta la productividad.
¿Qué problemas tiene usar el calendario con bloques de horario para todo?
Quien usa el calendario como lista de tareas pendientes a veces pierde más tiempo reacomodando las cosas y distinguiendo entre citas reales y ficticias. Los bloques de horario tienen su lugar, pero no deben aplicarse a todo. Si se abusa de ellos se aprisiona el día y el calendario pierde su efectividad.
¿Se puede controlar el tiempo?
No, lo único que se puede controlar son las decisiones que se toman según el tiempo disponible. Por eso conviene cambiar la forma de relacionarse con él. Con toda la información organizada resulta más fácil saber qué tareas hacer y cuáles descartar o aplazar.
¿Dónde conviene guardar todas las tareas e ideas pendientes?
En un solo sitio, ya sea un programa o una libreta de notas. No es recomendable intentar retenerlo todo en la mente. También ayuda elegir una herramienta que resulte agradable de usar.
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