Eva Afonso Alonso

Lean Management es un enfoque a la ejecución de una organización que apoya el concepto de mejora continua, un enfoque a largo plazo de trabajo que busca sistemáticamente lograr cambios pequeños y graduales en los procesos con el fin de mejorar la eficiencia y la calidad.

 

Estamos viviendo un momento absolutamente excepcional y sin precedente alguno, en el que después de varios meses de confinamiento ha tocado volver a ponerse en el camino y tomar decisiones, un camino que sin duda debe estar marcado por la innovación como mecanismo clave para reactivar los negocios.

Las organizaciones deben hacer frente a su mayor desafío, el de adaptar sus estrategias ante esta nueva situación, implementando soluciones a todos los niveles y poniendo en marcha planes de continuidad para dar respuesta a las necesidades de empleados, clientes y grupos de interés.

Es el momento de dirigir la atención hacia el futuro en busca de esa ansiada recuperación económica tan necesaria, en un mercado lleno de amenazas, pero también de nuevas oportunidades. Lo que viene ahora, desde luego, no será volver a las prácticas empresariales previas al Covid-19, sino enfrentarse a una nueva era marcada por los rápidos cambios en los comportamientos sociales y de los consumidores, en donde es imprescindible que las empresas trabajen de forma continua con el fin de anticiparse, adaptarse y gestionar los riesgos, además de evaluar si su estrategia responde de forma adecuada al actual entorno.

En resumen, hoy más que nunca, ante la enorme velocidad con la que se suceden los cambios, el concepto de mejora continua debe ser una absolutamente prioridad en las empresas, no solo en cuanto a implementación en estas, sino que se debe entender como una actitud que contagie la manera de hacer y de pensar de todos y cada unos de los empleados. Se hace necesario innovar y evolucionar en pro de conseguir la excelencia a través de la mejora continua.

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El modelo de gestión Lean Management para la autotransformación de las organizaciones                               

Para seguir la senda necesaria de la autotransformación de las organizaciones ante la nueva realidad necesitaremos ayuda, la cual sin lugar a duda encontraremos en el modelo Lean, un sistema de gestión de cambio global contrastado.

La idea central alrededor de la cual gira el enfoque del Lean Management consiste en maximizar el valor de cara al cliente final mediante la minimización del despilfarro o desperdicio y con el objetivo final de crear un valor perfecto desde el principio para el cliente. El Lean cambia por consiguiente el enfoque de gestión desde la optimización de tecnologías, activos y departamentos verticales separados hasta la optimización del flujo de productos y servicios a través de corrientes horizontales de valor que fluyen a través de tecnologías, activos y departamentos en dirección hacia los clientes.

Eliminar el despilfarro a lo largo de flujos de valor completos y no en puntos sueltos, da lugar a procesos que requieren la necesidad de un menor espacio, esfuerzo humano, capital y tiempo para fabricar productos y servicios. Las empresas pueden responder a los deseos cambiantes de los clientes de forma más ágil y ofreciéndoles alta calidad y bajo coste.

 

Principios del Lean Management

La práctica de los principios de gestión Lean requiere un cambio en la mentalidad de la empresa. Podemos resumirlos en:

    • Mejora continua:

Reducción de costes, mejora de la calidad, aumento de la productividad y compartir la información. Se avanza hacia la excelencia en base a la mejora continua.

    • Entrega de valor:

Entrega del producto o servicio con el máximo valor desde la perspectiva del cliente.

    • Priorización del cliente:

Se centra en aprender del cliente, creando un modelo de gestión y toma de decisiones basado en la entrega al cliente del producto y servicio que necesita. Se pone el foco en lo que el cliente necesita.

    • Examinar y optimizar los procesos:

Examinar los distintos procesos y optimizarlos, separando las actividades que aportan de las que no aportan valor.

    • Eliminación de desperdicios:

Se centra en eliminar los desperdicios y operaciones que no añaden valor a los procesos. Supone la eliminación de todas las actividades que no dan valor añadido y de optimizar el uso de los recursos escasos (capital, gente y espacio).

    • Estructura organizativa:

La clave del éxito es desarrollar correctamente la Estructura Organizativa Lean como la base de la Mejora Continua.

    • Implicación de todos:

La metodología implica a la totalidad de la organización hacia la consecución de objetivos mediante la mejora de procesos y desarrollo de estándares, aplicando Herramientas y Talleres Lean.

    • Calidad perfecta desde el principio:

Se centra en la búsqueda de cero defectos, detección y solución de los problemas en su origen.

    • Procesos pull:

Cuando la demanda del producto determina cuanto producir, por lo que el movimiento de materiales y productos se ajusta en todo momento a la demanda, no produciéndose nada que no se requiriera realmente.

    • Flexibilidad:

Producir rápidamente diferentes mezclas de gran variedad de productos, sin sacrificar la eficiencia debido a volúmenes menores de producción.

    • Relaciones:

Construcción y mantenimiento de una relación a largo plazo con los proveedores tomando acuerdos para compartir el riesgo, los costes y la información.

 

Objetivos del Lean Management

El Lean Management cumple con una meta principal en toda compañía que radica en gestionar los procesos organizativos de la empresa utilizando los menos recursos posibles y eliminando todas las actividades que no aporte un valor añadido para el cliente, generando siempre según la demanda del mercado en la cantidad precisa, el momento adecuado y al precio indicado.

Para poder cumplir con estos objetivos se precisa de un cambio cultural en la organización orientado hacia la actuación y la realización continua de mejoras, y de una optimización en la organización. Esta mejora en la organización estará basada por un lado en involucrar a todas las personas de la organización, potenciando las competencias del personal y ayudándole a mejorar sus capacidades, y por otro lado en la aplicación de nuevos conceptos, herramientas y metodologías que aseguren la eficiencia del sistema.

Durante el ciclo los objetivos primordiales serán:

  • El primero y más importante será asumir la necesidad y urgencia del proceso del cambio.
  • Que todas las actividades de la organización estén dirigidas a aportar valor a los clientes.
  • Mejorar cada proceso con el fin de disminuir los márgenes de error.
  • Mantener el orden y funcionamiento de todos los medios técnicos.
  • Velar por la correcta gestión de los métodos de trabajo.

 

Aplicación del Lean Management

Para aplicar la metodología Lean Management no existe un manual ni un proceso exacto, no hay dos aplicaciones de principios de Lean Management que se lleven a cabo de la misma manera. Se buscará mejorar los procesos y productos a través de cambios graduales y que cada líder interpretará y ejecutará a su manera.

Los pasos a tener en cuenta para comenzar la implementación del Lean Management son:

    • Conocer las necesidades del cliente:

Conociendo bien los requisitos de los clientes se podrán definir prioridades y proceso basados en la resolver y satisfacer dichos requerimientos.

    • Estudiar la cadena de valor:

Se debe identificar el valor que se desea entregar, y a partir considerar desperdicio cualquier actividad o proceso que no aporte valor al producto final.

    • Promover la fluidez de los procesos:

Hay que evitar las interrupciones innecesarias, de forma que cada una de las actividades realizadas dentro del proceso total añada valor al mismo. En este mapeo del flujo de trabajo se incluye por supuesto a la totalidad de acciones y personas involucradas en el proceso de entrega del producto final al cliente. Desde este punto de vista se podrá identificar las partes del proceso que no aportan ningún valor para eliminarlas.

    • Creación de un flujo de trabajo continuo:

Una vez identificado, hay que velar por el mantenimiento del flujo de trabajo de cada equipo evitando las interrupciones. Dividiendo el trabajo en partes más pequeñas ayuda a visualizar, y de este modo poder detectar y eliminar los inconvenientes que vayan surgiendo.

    • Producir con base al pull del cliente:

Es la forma de asegurar un flujo de trabajo estable y una garantía de que los equipos pueden entregar tareas de trabajo mucho más rápido con menos esfuerzo. Todos los esfuerzos están destinados a satisfacer al mercado, desde la cantidad, lo que permitirá optimizar la capacidad de los recursos y entregar productos / servicios solo si existe una necesidad real.

    • Mejora continua del proceso

Con el fin de mantener el enfoque de gestión Lean se deben evaluar los procesos de forma recurrente para perfeccionarlos o realizar corrección en el caso de que surjan problemas. Este proceso implicará trabajo en equipo y la participación de los empleados a todos los niveles.

 

Liderazgo Lean Management

    • El liderazgo compartido

La aplicación del Lean Management solo se hará de forma efectiva si es el resultado de un empeño colectivo y continuado, de forma que los métodos, los objetivos y los resultados son compartidos.

Esta especie de liderazgo compartido, bien alineado con el objetivo de maximizar de forma sostenible la entrega de valor al cliente, impulsa el cambio hasta alcanzar un modelo empresarial sin problemas funcionales transversales.

En las organizaciones que aplican con éxito la metodología Lean la asignación de tareas, el mando y la toma de decisiones se realizan de manera diferente que en las empresas tradicionales. Se valoran los esfuerzos para mejorar el proceso teniendo en mente los resultados.

    • El líder Lean Management

El líder Lean debe lidiar con el cambio y las elecciones, ya que debe enseñar a la organización cómo cambiar todo el tiempo. Su trabajo se puede decir que consiste en alentar a cada persona a salir de sus zonas de confort en pequeñas formas todos los días, para aprender y experimentar más.

El líder Lean debe abandona el papel del líder tradicional poseedor de todas las respuestas correctas, para estar abierto al aprendizaje, la escucha e intentar encontrar de forma conjunta con su equipo las mejores formas de hacer el trabajo.

Por tanto, las personas designadas por la empresa para liderar, instaurar y coordinar la aplicación y seguimiento de la metodología Lean Management necesitan tener una serie de características para dirigir con éxito a personas y equipos de trabajos en el camino de la mejora continua. Algunas de las habilidades que los mismos deben tener son:

    • Saber escuchar al equipo.
    • Dar feedback de apoyo.
    • Generar y manifestar empatía.
    • Comunicación verbal y no verbal efectiva.
    • Asertividad y gestión de conflictos.
    • Capacidad para potenciar a los miembros de equipo y descubrir sus puntos fuertes.
    • Generar influencia positiva sobre los miembros del equipo.
    • Corregir comportamientos no conforme con la filosofía de la mejora continua.

 

Innovación Lean Management

La innovación Lean se puede decir que es innovación aplicada para empresas y organizaciones ambidiestras, entendiendo por ellas a aquellas empresas que son capaces de explotar su negocio actual, al mismo tiempo que están atentas a oportunidades de negocio, oportunidades innovadoras que ofrecen saltos radicales en el proceso de mejora. Las empresas que quieren innovar continuamente necesitan ejecutar su modelo de negocio principal e innovar en paralelo. 

La innovación Lean es absolutamente aplicable a la innovación hoy en día, buscando un desarrollo mínimo en un tiempo razonable que se pueda probar en el mercado y orientado al cliente.

En el actual entorno, es necesario ser excelente en la generación de nuevos productos y servicios que permitan afrontar el futuro. La innovación y desarrollo de nuevos productos y servicios es clave para asegurar el éxito a largo plazo. Es necesario implantar una cultura de innovación, orientación al mercado y la mejora continua en la empresa.

Supuestos para trabajar la innovación

    • Nos encontramos en una sociedad compleja.
    • Priorizar las necesidades del cliente.
    • El aumento sin precedente de la velocidad del cambio.
    • La necesidad de búsqueda continua de productos que funcionen en el mercado.
    • La complejidad de llevar el producto al mercado.
    • El tiempo cada vez más limitado.

 

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