Para las empresas siempre ha sido de gran importancia las habilidades de un asistente administrativo, debido a la necesidad de un apoyo para los grandes cargos de la organización. Sin saberlo desde hace mucho tiempo existe esta labor, un claro ejemplo son las tribus, donde existía un jefe quien tenía una o varias personas más que lo acompañaban y apoyaban en sus decisiones.

 

¿Qué es un auxiliar en área administrativa?

El auxiliar administrativo se encarga de desarrollar diversas funciones de importancia para la empresa, a través de un desarrollo eficiente en organización, planificación, coordinación, registro y almacenamiento de la información inherente a su carga . Así como también trabajamos para mejorar estos procesos, cuentos como: atención telefónica, redacción de textos y gestión de documentos.

Es importante que el mismo tenga amplios conocimientos en los temas relacionados con su área laboral , en adicional la informática, puesto que cada día avanza y la tecnología es una herramienta esencial de trabajo en el campo empresarial en la actualidad.

¿Qué es lo que describe a una buena asistente administrativa?

El auxiliar administrativo es un cargo de mucha importancia para una empresa, ya que tiene diversas funciones que pueden adaptarse a cualquier ambiente o necesidad, por lo tanto puede ejecutar un solo rol o en varios. Para ello, debe tener una actitud agradable y positiva, al ser la primera imagen de una empresa u organización, siendo un cargo gratificante para muchos, además de que su salario es muy cómodo.

Un auxiliar administrativo también es una fuente de apoyo múltiple porque se puede desempeñar en muchas áreas, cuentos como: recursos humanos , contabilidad, marketing, ventas, incluso en proyectos completos aportando ideas concretas a este, en departamentos financieros para facilitar pagos, cobros, entre otros.

Las habilidades de un asistente administrativo están enmarcadas por tener mucha paciencia, desenvolvimiento social, planificación y organización de sus actividades. A simismo, también posee una excelente ortografía, vocabulario amplio, atención al cliente, muy buena disposición para trabajar en grupo y responsabilidad. Lo que es totalmente necesario, porque en este cargo se recogen muchas actividades necesarias para la empresa, destacando sus dotes para la comunicación y organización.

¿Cuáles son las competencias de un asistente administrativo?

¿Cuáles son las funciones del auxiliar administrativo?

Sus tareas principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

  • Recepción de documentos.
  • Atender llamadas telefónicas.
  • Atención a las visitas.
  • Archivo de documentos.
  • Cálculos elementales.
  • Informar sobre todo lo referente al departamento que pertenece.
  • Estar al día de la tramitación de expedientes.
  • Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones.
  • Debe tener amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

Una de las ventajas de estudiar para auxiliar administrativo es que esta profesión puede llevar a cabo tanto en centros públicos como privados,  sus  funciones principales  están enfocadas a  la recepción de documentación, atención telefónica , envío de fax, atención al público, entre otros.

Cualquier persona que tenga motivación puede acceder a estas labores, al contar con una ayuda profesional será más sencillo y dinámico el aprendizaje , haciendo uso de un temario y material didáctico actualizado que complemente sus estudios.

competencias y habilidades de un asistente administrativo

A nivel intelectual: ¿qué son las habilidades de un asistente administrativo?

Si tu objetivo es convertirte en un asistente de administración de personal , debes tomar en cuenta desarrollar y tener ciertas características que te ayudarán a desempeñarte mejor. Además, mantenerte en sintonía con tus necesidades y características personales, así será más que una mano de obra, participar en una actividad de provecho y aprendizaje.

Entre las cualidades más importantes están:

  • Conocimiento de la misión y objetivos de la empresa con la que colabora.
  • Captación y actualización profesional permanente.
  • Poseer cultura general al leer artículos, periódicos y revistas nacionales, así como otros países para estar al día en la formación o escuchar los noticiarios.
  • Concentración en actividades que se realizan, para evitar errores.
  • Ser receptivo.
  • Comunicarse con dificultad.
  • Tener tacto para manejar ciertos conflictos.
  • Capacidad de observación del lenguaje corporal de tus interlocutores.
  • Iniciativa.
  • Criterio para determinar el valor de tus cambios en la organización de las actividades.
  • Sentido común.
  • Habilidad para transmitir y seguir instrucciones.
  • Manejo y uso adecuado del lenguaje.

TOP 6: Habilidades de un asistente administrativo

Debido a que las tareas de un auxiliar administrativo son bastante variadas, las empresas buscan en ellos actitudes bastante específicas, que se desarrollan específicamente de manera eficiente todas las actividades que son abarcadas, por ejemplo:

# 1 Debe ser organizado:

Sus funciones implican el seguimiento de diversos procesos en tiempos específicos. Además, manejar información financiera y gestión la compra de insumos propios para el buen funcionamiento de la empresa y el desarrollo de las actividades de todos los empleados.

# 2 Facilidad para las relaciones interpersonales:

Es importante que se relacione con empleados de diversas áreas y procurar, en todo momento, un ambiente laboral de convivencia y respeto. Al ser un colaborador directora del área administrativa es, también, una de las caras de la empresa ante el resto de empleados, clientes y usuarios potenciales . Por ello, las empresas buscan profesionales que tengan facilidad para las relaciones interpersonales, que sepan liderar y resolver conflictos.

# 3 Confidencialidad de la información:

Ya que tiene acceso a información referente a las finanzas internas de la institución, así como información personal del resto de empleados, como salarios, contratos, funciones, entre otros. Por lo tanto, el auxiliar administrativo debe garantizar a la empresa que toda la información será manejada de forma confidencial.

# 4. Orientado al cumplimiento de metas:

Sobre todo cuando la naturaleza de la empresa está relacionada con las ventas o el manejo de amplias carteras de clientes. Es lo que busca evaluar los avances y progresos en las actividades, así como también visualizar el desarrollo y evolución de su trabajo.

habilidades de un asistente administrativo

# 5. Dispuesto a aprender:

El aprendizaje constante es esencial para el crecimiento de todo profesional.

# 6. Dinámico y proactivo:

Esta es una cualidad que las empresas buscan en la mayoría de profesionales. En el caso de los profesionales del área administrativa, es un aporte deseable porque deben ser no solo un buen clima laboral dentro de toda la empresa, sino el cumplimiento de las actividades de una gran cantidad de empleados. Así, ser dinámicos y proactivos serán de gran ayuda para llevar a cabo un cabo de actividades de coordinación.

Así, una de las principales ventajas de los profesionales de esta área radica en la gran demanda por parte de las empresas. Como se mencionó anteriormente, sus funciones son versátiles, que van desde actividades meramente comerciales hasta organizaciones sin multas de lucro. Porque los auxiliares administrativos son los que administran el funcionamiento operativo de cualquier institución.

Si tu objetivo es dedicarte a esta labor no dudes en tomar todos estos consejos en cuenta para usarlo a tu favor. Cabe destacar que en nuestro curso de auxiliar administrativo podrá adquirir estas habilidades , también dominará las estrategias o herramientas necesarias, para demostrar que tiene a las habilidades de un asistente administrativo competente y eficiente.