Cualquier actividad o meta que deseamos alcanzar por lo general requiere por nuestra parte un esfuerzo, nuestra dedicación y empeño. Sin embargo, esto por sí solo no es suficiente, se necesita de la planificación, dirección y más para conseguirlo. Es aquí donde interviene la gestión de operaciones, lo que está detrás de cada logro de una empresa. ¿Te interesa aprender más sobre este tema? Sigue leyendo este post.

 

¿De qué trata la gestión de operaciones?

Se trata de la optimización de las actividades cotidianas de una empresa. Es decir, su objetivo es que los procesos operacionales y administrativos sean cada vez más eficientes. Y con ello el aprovechamiento de los recursos materiales y el equipamiento para aumentar la productividad y reducir los costos.

En este caso no se aplica un estudio como en la gestión de proyectos, pues cada proceso tiene su forma de operar. Sin embargo, los beneficios de la gestión de operaciones es aumentar el rendimiento de dicho trabajo y los resultados, pero sin perder la calidad.

Funciones: gestión de operaciones

Para lograr su objetivo, debemos mencionar que la administración de operaciones si bien busca un mismo fin, aplica diferentes técnicas, tales como:

    • Mejorar la experiencia del cliente.
    • Habilitar canales de comunicación entre la empresa y los clientes.
    • Facilitar herramientas que mejoren los procesos y labores de los empleados.
    • Aumentar el rendimiento de las actividades operacionales.
    • Medir los resultados obtenidos.
    • Reducir el costo de la realización de las actividades internas de la empresa, tanto operacionales como administrativas.
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¿Qué es la gestión de proyectos?

Se refiere a la labor que se encarga de la planificación, coordinación, monitoreo y evaluación de los proyectos realizados en una empresa. Por lo general, la gestión de proyectos es un método que los project managers utilizan para coordinar todo lo relacionado al proyecto. De esta forma se garantiza que el alcance de los objetivos tendrá una mayor probabilidad de éxito.

Cabe destacar que esta labor engloba una cantidad de tareas y modelos que cada una por separado son altamente importantes, tales como:

  • Estudiar el tema.
  • Planificar los objetivos.
  • Coordinar las tareas.
  • Gestionar recursos materiales y humanos.
  • Monitorear el proceso y los logros obtenidos.
  • Evaluar y medir los logros alcanzados y la posibilidad de mejorarlos.

Aspectos importantes a realizar en cada uno de los proyectos para garantizar un rendimiento óptimo.

gestión de operaciones

¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?

Ya hemos mencionado las actividades que este procesos demanda, por lo tanto a continuación te explicaremos las fases de este proceso:

#1. Análisis de viabilidad de proyectos:

Antes de dar rienda suelta a las ideas, es necesario que la empresa estudie la viabilidad  del proyecto. Del mismo modo, se deberá determinar los beneficios, inversión y la rentabilidad del mismo. El objetivo de esta fase es identificar todos las debilidades y fortalezas para establecer si es viable hacerlo o no. Y si supera las posibilidades de la empresa y cuál es la probabilidad de efectividad del mismo.

#2. Planificación del trabajo:

Una vez que se tiene un objetivo definido, es momento de dividirlo en las labores a realizar para conseguirlo. Es así como en esta fase se ubican las tareas a realizar y quiénes deben cumplirlo, de manera de tener un esquema de trabajo bien estructurado.

#3. Ejecución del proyecto:

Es aquí donde se pone en marcha la ejecución del proyecto, las tareas comienzan a ejecutarse por parte del equipo asignado. Asimismo se comienzan a visualizar los logros, las dificultades y obstáculos del proyecto. En base a esto se realizan informes del proceso y las mejoras pendientes.

#4. Seguimiento y control del trabajo:

Esta labor debe ser realizada por el project manager y el equipo que supervisa el progreso del proyecto, siendo el responsable de elaborar los informes antes mencionados. Además, es aquí donde se evalúan las actividades realizadas, el tiempo, la calidad y las dificultades en la elaboración de las tareas. Generalmente se realiza incluso en paralelo a la ejecución del proyecto o poco después del paso anterior. Porque si identificamos las incidencias a tiempo es más fácil de encontrar soluciones y mejorar el proceso para evitar que se ralentice.

#5. Cierre del proyecto:

Una vez que el proyecto haya culminado es momento de evaluar el mismo con objetividad. Asimismo, esta fase analizará todos los pasos en busca de mejoras y optimización del proyecto. Por esta razón es tan importante, porque ahora se medirán los logros con los resultados reales. Y se establecerá la factibilidad del método utilizado. De esta forma, se tendrá una referencia para la elaboración de los siguientes proyectos.

¿Cuáles son las diferencias entre la gestión de proyecto y la gestión de operaciones?

Para visualizar mejor cuáles son las diferencias entre cómo hacer una gestión de operaciones y la gestión de los proyectos, te mencionamos las más destacables:

Gestión de proyectos Gestión de operaciones
Se enfoca en el alcance de una meta Se enfoca en el alcance de las diferentes actividades por cumplir en la empresa
Solo se toma en cuenta el presupuesto que representa la elaboración del proyecto El presupuesto se basa en los gastos de la empresa de su totalidad: nóminas, materia prima, equipamiento, etc.
Sus resultados se basan en la efectividad y logros del equipo Sus resultados se basan en el rendimiento general del equipo, incluso del personal encargado de realizar un proyecto.

 

Importancia de la gestión de operaciones y de proyectos

Una empresa que realmente desea mejorar su productividad, debe valorar la importancia de la gestión de los proyectos. Porque esta disciplina ha demostrado su efectividad, tanto para grandes proyectos como para los pequeños. Además de ser un proceso de aprendizaje, donde todo el equipo puede avanzar en el camino y ayudar a la evolución de la empresa.

También representa una gran ayuda para la directiva de la empresa, el tener un esquema donde tenga una visión completa del proyecto. Por lo tanto se logra visualizar las incidencias y obstáculos para dar una solución oportuna en el mismo.

Por esta razón, beneficia a la gestión de las operaciones, puesto que contribuye a que las actividades cotidianas hechas por el equipo sean cada vez más eficientes. Así mismo ambas gestiones se complementan para aumentar la productividad de la empresa.