1. Actúa con rapidez

Lee tu correo entrante y toma una decisión rápida sobre cada uno: responde, elimina o archiva. Inicia borradores de nuevos mensajes si no puedes responder en ese momento. No leas cada correo electrónico y luego regreses para responder a todos ellos; eso requerirá el doble de tiempo, si no más.

Utiliza un sistema de codificación de colores (por ejemplo; el correo entrante es azul y permanece así hasta que lo hayas abordado), pero no tengas carpetas, si necesitas buscar una conversación, solo búscala. Tampoco borres demasiados correos electrónicos, pero archiva mensajes que no requieran seguimiento de tu parte para sacarlos de tu bandeja de entrada principal.

2. No marques correos electrónicos

Dicho esto, a menudo recibirás correos electrónicos a los que no puedes responder porque estarás ocupado, no tienes la respuesta o la respuesta requiere una actualización o información adicional. No “marques” el correo electrónico para prestarle atención más tarde ya que, en unos pocos días, el correo marcado será olvidado por mucho tiempo. Los especialistas están de acuerdo en que “los correos electrónicos marcados caen rápidamente por debajo de la alfombra, o son enterrados”. Escribe una respuesta rápida para informar al destinatario que has recibido su mensaje, que estás trabajando en lo que sea que necesita y que lo volverás a responderle pronto. Haz una nota para que hacerle un seguimiento, si es un tema importante.

3. Delegar cuando sea posible

El buzón de entrada promedio contiene solo un 38% de correos electrónicos relevantes. Siempre que sea apropiado o posible, como cuando recibes un mensaje dirigido a un jefe de equipo o un asociado, remítelo a tus colegas para que respondan. Si tienes un contexto sobre la situación o cualquier directiva o consejo, inclúyelo con el mensaje original reenviado, o da un paseo para tener conversación rápida con los involucrados, si estás en la oficina. Pregúntate: “¿Puede ser este tema mejor manejado por alguien más?” Si es así, reenvíelo a tu equipo y ahórrate el tiempo.

4. Priorizar

Los psicólogos advierten que los correos electrónicos pueden ser una “fuente tóxica de estrés”, por lo que aprender a manejarlos es clave para la salud profesional y personal. Leer nuestro correo electrónico todo el día no sería sostenible ni eficiente, especialmente sumado al trabajo que hacemos.

Sepa cuáles son las prioridades. Siempre debes estar al tanto de los mensajes que deberías estar cuidando y hacer un trabajo decente al escribir correos electrónicos cuando sea necesario. Cuando te sientes a leer correos electrónicos entre reuniones, llamadas y viajes frecuentes, pon allí toda tu atención y energía.

5. El recurso humano

Aprovecha a las personas talentosas y competentes con las que trabajas para escribir correos electrónicos efectivos que comuniquen con claridad. Una de las razones por las que marcamos los correos electrónicos o permitimos que salgan mal las cosas, es que estamos trabajando en una respuesta “perfecta”. Reduce el tiempo desperdiciado (y la potencial caída de algún negocio) y crea mensajes oportunos e impactantes con la ayuda de tus colegas. Es una práctica común y que debes alentar en tus oficinas. No se trata solo de revisar los borradores de correo electrónico con los miembros del equipo, sino de escribirlos juntos.

Experto en Nuevas Tecnologías, Internet y Comercio Electrónico

Preguntas frecuentes

Porque domina la agenda sin que se note. Se reciben cientos de mensajes al día y se intenta contestarlos todos, de modo que casi toda la jornada puede ir a responder y conversar, cuando hay un negocio que atender.

El correo suele ser reactivo y de poco valor. Son las tareas de alto valor las que merecen el tiempo y la atención, y dejar que la bandeja marque el ritmo distrae de lo que de verdad ayuda a avanzar y crecer. Además, cada interrupción obliga a recuperar la velocidad de trabajo anterior.

Se decide al momento con cada mensaje: responder, eliminar o archivar. Leer todo primero y volver luego a responder lleva el doble de tiempo, si no más.

No necesariamente. Basta un sistema de colores, por ejemplo azul para el correo entrante hasta que se atienda, y la búsqueda cuando haga falta encontrar una conversación. Tampoco conviene borrar demasiado: es mejor archivar los mensajes que no requieren seguimiento para sacarlos de la bandeja principal.

Escribir una respuesta rápida que confirme la recepción, indique que se está trabajando en el asunto y avise de que se responderá pronto. Si no hay respuesta aún porque falta información o estás ocupado, es la forma de no dejar al otro sin noticias. Si el tema es importante, conviene anotar un recordatorio para hacer el seguimiento. También se puede iniciar un borrador y retomarlo después.

Porque en pocos días el correo marcado se olvida durante mucho tiempo, queda enterrado bajo el resto y el asunto se queda sin atender.

Siempre que sea apropiado, por ejemplo cuando el mensaje va dirigido a un jefe de equipo o a un asociado. Se reenvía a los colegas que deban contestar, con el contexto y las directrices que se tengan; si se está en la oficina, también se puede hablar en persona con los implicados.

La pregunta de control es si otra persona puede manejar mejor el tema. Si la respuesta es sí, reenviarlo ahorra tiempo y evita que el mensaje espere en la bandeja. Un buen reenvío lleva el mensaje original más una breve nota con lo que se sabe del asunto, de modo que quien lo recibe no empiece de cero.

Hay que tener claro qué mensajes requieren atención y escribir con cuidado cuando sea necesario. Leer el correo todo el día no es sostenible.

No basta con revisar borradores: se pueden redactar entre varios. Es una práctica común que conviene fomentar en la oficina.

Una de las razones por las que se marcan los correos o se dejan caer las cosas es el empeño en redactar una respuesta «perfecta». Ese tiempo perdido puede incluso costar un negocio. Pedir ayuda a los colegas acorta el proceso y mejora el resultado.

Cada mensaje que se atiende fuera de plan interrumpe lo que se estaba haciendo, y recuperar el ritmo anterior lleva tiempo. Por eso importa decidir cuándo se revisa la bandeja, en lugar de dejar que el correo marque la agenda.