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Desde siempre el auxiliar administrativo ha sido de gran importancia en las empresas, organizaciones entre otras. Este puesto se desarrolló por la necesidad de un apoyo para los grandes cargos en empresas u organizaciones, sin saberlo desde hace mucho tiempo se viene llevando a cabo esta actividad, un claro ejemplo de esto se encuentra en la organización que tenían las diferentes tribus, existía un jefe pero él tenía una o varias personas más que lo acompañaban y apoyaban sus decisiones.

El auxiliar administrativo es uno de los cargos más importantes en una organización empresarial ya que en este cargo se desarrollan diversas funciones y estas a su vez son muy importantes para que una empresa, organización entre otras, funcione de una manera organizada, ya que este cargo es tan importante en una organización empresarial es de suma importancia que la persona que se va a desempeñar en esta área tenga amplios conocimientos en los temas relacionados con el mismo, como en el área de la informática, puesto que cada día está más avanzada y se está usando mas la tecnología en el campo empresarial.

Ser auxiliar administrativo tiene grandes oportunidades ya que en cualquier empresa o similares requiere de este cargo. Para muchas personas trabajar en este cargo es gratificante, y su salario es cómodo.

El auxiliar administrativo puede laborar en un solo rol o en varios. La persona que ejerza este cargo debe tener una actitud agradable y positiva ya que es la primera imagen de una empresa u organización.

Un auxiliar administrativo se puede desempeñar en muchas áreas, como en recursos humanos, contabilidad, marketing, ventas, en proyectos completos, aportando ideas concretas a este, en departamentos financieros para facilitar pagos, cobros, entre otros. El auxiliar administrativo debe tener paciencia, habilidades sociales y debe ser alguien muy ordenado que planeé bien sus actividades, que tenga una excelente ortografía, vocabulario amplio, manejó del público, una muy buena disposición para trabajar en grupo y la más importante que sea muy responsable, ya que sobre este cargo recaen muchas actividades de gran importancia.

Las habilidades necesarias que requiere un asistente administrativo son grandes dotes de comunicación y organización.

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

  • Recepción de documentos.
  • Atender llamadas telefónicas.
  • Atender visitas.
  • Archivo de documentos.
  • Cálculos elementales.
  • Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
  • Estar al día de la tramitación de expedientes.
  • Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones.
  • Debe tener amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

Una de las ventajas de estudiar para auxiliar administrativo es que esta profesión puede llevarse a cabo tanto en centros públicos como privados, y las funciones principales serán tareas diversas como la recepción de documentación, atención telefónica envío de fax, atención al público, entre otros

Cualquier persona que tenga motivación puede acceder a estas labores, y las mismas serán más sencillas si cuentas con ayuda de profesionales, un temario actualizado y material didáctico actualizado que complemente tus estudios.

Cualidades intelectuales

-Conocimiento de la misión y objetivos de la empresa con la que colabora.
-Captación y actualización profesional permanente.

-Cultura general leer artículos, periódicos y revistas nacionales, así como otros países para estar al día en la formación o escuchar los noticiarios.
-Concentración ene actividades que se realizan, para evitar errores.
-Ser receptivo.

-Comunicarse con efectividad.

-Tener tacto para manejar ciertos conflictos.

-Capacidad de observación del lenguaje corporal de tus interlocutores.
Iniciativa
-Capacidad para determinar el valor de tus prioridades en la organización de las actividades.

-Sentido común.

-Habilidad para trasmitir y seguir instrucciones.

-Utilización adecuada del lenguaje.

Habilidades de un auxiliar administrativo

Debido a que las tareas de los auxiliares administrativos son bastante variadas, las empresas buscan en estas cualidades bastante específicas, que les permitan desarrollar de manera eficiente todas las actividades que les sean encomendadas.

  • Debe ser organizado, pues sus funciones implican el seguimiento de diversos procesos en tiempos determinados. Además, suelen manejar información financiera así como gestionar la compra de insumos propios para el buen funcionamiento de la empresa y el desarrollo de las actividades de todos los empleados.
  • Facilidad para las relaciones interpersonales, debido a que deben relacionarse con empleados de diversas áreas y procurar, en todo momento un ambiente laboral de convivencia y respeto. Al ser un colaborador directo del área administrativa es, también, una de las caras de la empresa tanto ante el resto de empleados como ante clientes y/o usuarios potenciales. Por ello, las empresas buscan profesionales que tengan facilidad para las relaciones interpersonales, que sepan liderar y resolver conflictos.
  • Que garantice la confidencialidad de la información, ya que tendrán acceso a información referente a las finanzas internas de la institución, así como información personal del resto de empleados, como salarios, contratos, funciones, entre otros. Por ello, los auxiliares administrativos deben garantizar a la empresa que toda información será manejada de forma confidencial.
  • Orientado al cumplimiento de metas, sobre todo cuando la naturaleza de la empresa está relacionada con las ventas o el manejo de amplias carteras de clientes.
  • Dispuesto a aprender, el aprendizaje constante es esencial para el crecimiento de todo profesional.
  • Dinámico y proactivo, esta es una cualidad que las empresas buscan en la mayoría de profesionales. Sin embargo, aplica de manera especial para los profesionales del área administrativa, pues deben garantizar no solo un buen clima laboral dentro de toda la empresa, sino el cumplimiento de las actividades de una gran cantidad de empleados. Así, ser dinámicos y proactivos será de gran ayuda para llevar a cabo actividades de coordinación.

Así, una de las principales ventajas de los profesionales de este rubro radica en la gran demanda de sus perfiles por parte de las empresas. Además, se trata de plazas bastantes versátiles, que van desde los rubros meramente comerciales hasta organizaciones sin fines de lucro pues, como ya destacábamos al inicio, las unidades administrativas son las que garantizan el óptimo funcionamiento de cualquier institución.

 

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