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Todo plan de negocios se basa en una estrategia, la administración de presupuestos. Esta ayuda a calcular donde irán los recursos y recompensar el progreso, entre otras cosas.

Este puede ser diferente, dependiendo de las metas y las variables implicadas. El método más estratégico para ello es el presupuesto.

Ejemplos en la administración de presupuestos

El estudio a largo plazo puede señalar una ruta de trabajo de cinco a diez años. Todo lo que se decida allí, puede marcar la diferencia entre continuar o no un producto o servicio a futuro, entre otras posibles reformas. Siendo preciso combinar su proyección con un presupuesto de capital, estudio de egresos que se planean para las inversiones a largo plazo.

La proyección de ventas, ingresos, gastos, egresos y balances, están incluidos en el presupuesto maestro. Este es un estudio minucioso de lo que sucederá en el primer año de la proyección a largo plazo. Puede ser mensual, para todo el año, o mensual el primer trimestre y trimestral para lo que reste de los doce meses. Es tan detallado que se coordina con cada sección, habiendo en ocasiones presupuestos generados independientemente por las cabezas de cada una, en bases semanales o a diarias. Lo que les permitirá tener un mejor control y poder cumplir con las metas establecidas.

Un método popular de presupuesto es aquel en que se va agregando un mes, cada treinta días; mientras el que termina, es eliminado de la ecuación. Este tipo de proyección es conocida como presupuesto rodante. Su función es mantener estable la perspectiva proyectada por los administradores. Una variable es que, en lugar de agregar un mes a la proyección, usen once meses y puedan comparar su desempeño actual con lo que se especula que hay por delante.

Importancia del administrador en el presupuesto para tu empresa

En realidad, todos los administradores deben llevar cuenta de algún tipo de proyección o presupuesto y dependiendo de la embargadora de la empresa, puede ser necesaria o no llevarla por escrito.

Algunas de las ventajas de llevar una proyección de este tipo pueden ser que permiten comprometer a las secciones a prestar atención al futuro de su responsabilidad; evaluar el desempeño, teniendo claras las metas que deben alcanzar; obliga a los encargados en las diferentes áreas a combinar esfuerzos, ya que la meta a gran escala es la misma y deben alcanzarla al mismo tiempo.

La previsión de problemas y la demarcación clara de las metas, son las bases para una proyección exitosa. Fines y procesos son fundamentales para establecer cuál será el papel de todas las secciones de una compañía. Estas deben ser fijadas por los administradores quienes, conociendo cada uno su terreno, analizarán recursos que permitirán calcular cuáles pueden ser los objetivos y metas realistas.

Por lo general, se cae en el error de hacer cálculos basados en el estudio y comparación con períodos anteriores. Siempre se debe tener en cuenta que no es posible hacer un análisis 100% confiable. Ya que, si buscamos comparar con el pasado, tendremos ser conscientes que la tecnología, recursos, estrategias, el personal, entre otros; no son los mismos con los que contaremos en la actualidad.

Un buen elemento en el proceso de proyección, que afectará directamente al desempeño, es mantener informado a los empleados. De modo que estén conscientes sobre qué es lo que se espera de ellos. Un elemento que muchas veces se olvida es que la ejecución de los proyectos afecta y depende tanto de la administración, como de las jefaturas y sus empleados.

Con todas las herramientas que nos da la tecnología en la actualidad, sigue siendo la habilidad del ser humano para comunicarse, evaluar y pensar en el futuro, la que nos convierte todavía en la pieza clave para la concreción de cualquier meta que se proponga una marca. Quedando en mano de los administradores, la responsabilidad de poner en marcha el motor de la administración de presupuestos; estudiando todos desde el surgimiento de la idea, la viabilidad, recursos, relaciones entre secciones y ejecución.

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