Estamos acostumbrados a vivir atrapados por el correo electrónico. Recibimos cientos por día y nos aseguramos de que haya una respuesta para todos y cada uno. Con la afluencia de mensajes, fácilmente podríamos pasar casi todos los días respondiendo, conversando, escribiendo. Sin embargo, tenemos un negocio que atender, por lo que necesitamos optimizar todo nuestro tiempo y la energía que tenemos.

Mantener el control de tu agenda es una de las formas más importantes de mantenerte productivo. En la superficie, ocuparse de los intercambios de correo electrónico puede parecer inocuo, incluso laborioso. Pero, la verdad es que los correos electrónicos pueden ser un devorador de tiempo y un desperdiciador de productividad.

Dejar que tu correo electrónico sea quien domine tu agenda te distrae de lo que realmente deseas y necesitas para avanzar y crecer. Algunos estudios encuentran que, independientemente de la importancia del correo electrónico, demoras un promedio de 64 segundos para recuperarte de una interrupción producida por un mensaje y volver al trabajar con la misma velocidad que estabas aplicando antes de atender tu bandeja de entrada.

El correo electrónico a menudo es reactivo y de poco valor. Son las cosas de alto valor las que merecen tu tiempo y atención. De acuerdo con las estrategias que especialistas han desarrollado para mantenerte enfocado y organizado, te traemos cinco consejos para ayudarte a administrar tu bandeja de entrada, ahorrar tiempo y maximizar la eficiencia de tus correos electrónicos.

  1. Actúa con rapidez.

Lee tu correo entrante y toma una decisión rápida sobre cada uno: responde, elimina o archiva. Inicia borradores de nuevos mensajes si no puedes responder en ese momento. No leas cada correo electrónico y luego regreses para responder a todos ellos; eso requerirá el doble de tiempo, si no más.

Utiliza un sistema de codificación de colores (por ejemplo; el correo entrante es azul y permanece así hasta que lo hayas abordado), pero no tengas carpetas, si necesitas buscar una conversación, solo búscala. Tampoco borres demasiados correos electrónicos, pero archiva mensajes que no requieran seguimiento de tu parte para sacarlos de tu bandeja de entrada principal.

  1. No marques correos electrónicos.

Dicho esto, a menudo recibirás correos electrónicos a los que no puedes responder porque estarás ocupado, no tienes la respuesta o la respuesta requiere una actualización o información adicional. No “marques” el correo electrónico para prestarle atención más tarde ya que, en unos pocos días, el correo marcado será olvidado por mucho tiempo. Los especialistas están de acuerdo en que “los correos electrónicos marcados caen rápidamente por debajo de la alfombra, o son enterrados”. Escribe una respuesta rápida para informar al destinatario que has recibido su mensaje, que estás trabajando en lo que sea que necesita y que lo volverás a responderle pronto. Haz una nota para que hacerle un seguimiento, si es un tema importante.

  1. Delegar cuando sea posible.

El buzón de entrada promedio contiene solo un 38% de correos electrónicos relevantes. Siempre que sea apropiado o posible, como cuando recibes un mensaje dirigido a un jefe de equipo o un asociado, remítelo a tus colegas para que respondan. Si tienes un contexto sobre la situación o cualquier directiva o consejo, inclúyelo con el mensaje original reenviado, o da un paseo para tener conversación rápida con los involucrados, si estás en la oficina. Pregúntate: “¿Puede ser este tema mejor manejado por alguien más?” Si es así, reenvíelo a tu equipo y ahórrate el tiempo.

  1. Priorizar.

Los psicólogos advierten que los correos electrónicos pueden ser una “fuente tóxica de estrés”, por lo que aprender a manejarlos es clave para la salud profesional y personal. Leer nuestro correo electrónico todo el día no sería sostenible ni eficiente, especialmente sumado al trabajo que hacemos.

Sepa cuáles son las prioridades. Siempre debes estar al tanto de los mensajes que deberías estar cuidando y hacer un trabajo decente al escribir correos electrónicos cuando sea necesario. Cuando te sientes a leer correos electrónicos entre reuniones, llamadas y viajes frecuentes, pon allí toda tu atención y energía.

  1. El recurso humano.

Aprovecha a las personas talentosas y competentes con las que trabajas para escribir correos electrónicos efectivos que comuniquen con claridad. Una de las razones por las que marcamos los correos electrónicos o permitimos que salgan mal las cosas, es que estamos trabajando en una respuesta “perfecta”. Reduce el tiempo desperdiciado (y la potencial caída de algún negocio) y crea mensajes oportunos e impactantes con la ayuda de tus colegas. Es una práctica común y que debes alentar en tus oficinas. No se trata solo de revisar los borradores de correo electrónico con los miembros del equipo, sino de escribirlos juntos.

 

Experto en Nuevas Tecnologías, Internet y Comercio Electrónico