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La gestión eficaz del tiempo es una habilidad indispensable que tanto empleados, gerentes y propietarios debemos manejar. Las más recientes investigaciones afirman que el multitasking, lejos de ser una competencia profesional esencial de nuestros días, es un inconveniente. Pero el ritmo de la vida moderna, la carga de trabajo que debemos asumir si queremos tener éxito en nuestros emprendimientos, y la variedad de distracciones que tenemos en la palma de la mano, o a un click de distancia, hacen que básicamente siempre estemos haciendo varias cosas al mismo tiempo, así hagamos lo posible por evitarlo.

En vez de interpretar la tecnología como una fuente constante de distracciones, debemos cambiar nuestro enfoque y convertirla en un aliado de nuestro trabajo. Para ello, nada mejor que hacer uso de las siguientes aplicaciones gratuitas que queremos recomendarte:

Gestión eficaz del tiempo: aplicaciones gratuitas

  • Todoist: más que una aplicación móvil, es una multiplataforma disponible para Android, IOS y en versión web para los navegadores más populares. Con Todoist podrás organizar tus tareas haciendo uso de archivos de imágenes, vídeo y audio; al mismo tiempo, podrás sincronizarte con la nube (Google Drive o DropBox) y herramientas de Google de relevancia para tu trabajo. Cuenta con un medidor de productividad que te ayudará a enfocarte en cerrar las tareas pendientes.
  • Toggl: esta es una excelente aplicación, disponible para todos los SO móviles y con herramientas enfocadas a la gestión eficaz del tiempo del freelancer que maneje diversos proyectos y clientes simultáneamente, e inclusive, puedes agregar miembros a cada proyecto para organizar el trabajo de manera segmentada. Puedes distribuir las hojas de tiempo según cliente, proyecto o la etiqueta que mejor te parezca. Además de generar informes en formatos Excel, PDF o CSV.
  • Wunderlist: Wunderlist funciona a manera de listas de tareas que organizas a partir de la fecha que en que planeas culmiinar el proyecto. Esta aplicación también es muy buena para el trabajo en equipo, puedes agregar otros miembros del proyecto y compartir tareas, listas, y recordatorios. Para facilitarte la labor, podrás agregar y enviar imágenes, presentaciones Power Point y PDF.

Tips para organizarte en función de una gestión eficaz del tiempo:

  • Comienza temprano: sí, hay personas mañaneras y otras que prefieren la vida nocturna, pero sí queremos alcanzar un alto grado de eficiencia en nuestro trabajo, es indispensable empezar temprano en la mañana, por una cuestión física: nuestro cuerpo y cerebro rinden mejor en las primeras horas luego de despertar. Pasadas las primeras 6 horas, nuestra capacidad de concentración y energía comienzan a decaer, haciéndonos más propensos a distraernos y al cansancio. Organiza tu horario de sueño para tener un buen descanso de mínimo 7 horas, y empieza a culminar las tareas más urgentes apenas despierte. Otra ventaja es que terminarás tus ocupaciones más rápido, y tendrás el resto del día para invertirlo como mejor te parezca.
  • No revises tus redes sociales apenas despiertes: si queremos tener una gestión eficaz del tiempo laboral, es necesario aprender a desligarnos un poco de las redes sociales, el correo y la internet en general. Se ha comprobado que cada vez más personas reportan que lo primero que hacen en la mañana es revisar sus correos y redes sociales. El problema con esto, es que nos coloca en una conducta reactiva, en la que desperdiciamos tiempo contestando comentarios en Facebook, o asuntos tratados en los emails que realmente no tienen nada que ver con tu agenda personal. En vez de ello, dedica unos minutos para meditar, o al menos, para estar en silencio contigo mismo pensando en la mejor manera de organizar las tareas que debes realizar en ese día en específico para tener una gestión eficaz del tiempo.
  • Equilibrio entre urgencia y facilidad: naturalmente, las tareas que tengan una fecha límite más cercana son la prioridad, pero en igualdad de condiciones en este aspecto, escoge realizar las tareas más sencillas primeramente. La razón es que muchas veces nos ocupamos en lo más difícil primero, lo cual obviamente nos lleva más tiempo, y gastamos la mayor parte de nuestra energía y tiempo en un número menor de tareas, por lo cual se resiente nuestra productividad. Si comenzamos por lo más fácil, despachamos un buen número de labores antes de centrarnos en lo más complicado, y cuando ya estamos en ello, ya no tenemos una lista tan larga de tareas pendientes presionándonos.

Alcanzar un alto grado de gestión eficaz del tiempo requiere disciplina y algo de tiempo para ajustarte a una nueva metodología de hacer las cosas. Pero así como las empresas, los profesionales siempre deben estar abiertos a modificaciones que hagan su rutina más productiva, realmente no hay techo para todo lo que puedes hacer bien organizándote y haciendo uso correcto de las herramientas a la mano.

 

Programa para Mandos intermedios: Gestión Eficaz del Tiempo

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