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Con los cursos auxiliar administrativo, aprenderás a realizar estas funciones que te convertirán en parte esencial de la compañía en la que labores.

Un auxiliar administrativo, a veces llamado secretario/a, asistente de oficina o recepcionista, es alguien encargado de realizar rutinas de asistencia y tareas organizacionales.

Organizan documentos, envían mensajes, agendan citas y apoyan a otro personal; aunque los auxiliares administrativos son necesarios en prácticamente cualquier industria, muchos se concentran en escuelas, hospitales, agencias gubernamentales y oficinas legales y médicas.

Cursos auxiliar administrativo: tu función:

Los auxiliares administrativos trabajan con programas de ordenadores para crear boletines, componer mensajes, manejar bases de datos y producir presentaciones, reportes y documentos. Incluso pueden negociar con vendedores, comprar suplementos, manejar inventarios o librerías corporativas, y obtener información desde varias fuentes. Las labores específicas variarán según la experiencia, el nivel de formación y la especialidad. Dentro de lo rutinario, un día común del auxiliar administrativo pudiera componerse de:

  • Mantener sistemas de archivos en papel y electrónicos para reportes y mensajes
  • Distribuir correos y emails
  • Responder cartas de rutina y emails
  • Contestar y adjuntar archivos a mensajes salientes
  • Corrección de gramática y ortografía para asegurar la claridad del mensaje

Además de lo anterior, en los cursos auxiliar administrativo aprenderás a apoyarte en dispositivos electrónicos para realizar  tu trabajo, lo cual te permitirá:

  • Operar faxes, y sistemas de videoconferencias y de teléfono y otro equipamiento de oficina
  • Usar ordenadores para crear boletines, procesar datos, mantener bases de datos y otras aplicaciones
  • Completar formularios en concordancia con los procedimientos de la compañía

Los auxiliares administrativos realizan labores de asistencia en prácticamente cualquier industria. Algunos auxiliares, como aquellos en la industria legal, pueden ser más especializados que otros. La mayoría de sus tareas, no obstante, siempre consistirán en manejar y distribuir información dentro de la oficina. En los cursos auxiliar administrativo aprenderás habilidades con los que realizarás de manera más eficiente asignaciones rutinarias como responder llamadas, tomar memos y mantenimiento de los archivos, al igual que enviar y recibir correspondencias encargadas de proveer servicio al cliente, y agradecer a socios y compradores.

Mantenimiento de libros y agenda:

Algunos auxiliares administrativos estarán a cargo, en algunas oficinas, de monitorear y grabar eventos contables. Las labores pueden incluir crear reportes de gastos para un gerente de oficina. Por ende, estos auxiliares deberán tener conocimiento en programas de manejo de libros, tales como Microsoft Excel.

Asimismo, la planificación de reuniones y almuerzos pueden ser responsabilidad del egresado de los cursos auxiliar administrativo. Para ello será necesario que investigue precios de locales y conozca la disponibilidad de los participantes. Otras labores incluirán agendar citas y preparar materiales de presentación.

Documentación y tareas especializadas:

Los asistentes administrativos también pueden ayudar a otros miembros de oficina con documentación. Aparte de almacenar, organizar y manejar documentos, los auxiliares puede que tengan que transcribir, editar y evaluar documentos. Algunos asistentes también trabajan tomando dictados y grabando reuniones.

Para trabajar en algunos campos, a los auxiliares administrativos se les requerirá poseer un extenso conocimiento profesional. Por ende, las tareas para estos auxiliares serán mucho más especializadas. Los egresados de los cursos auxiliar administrativo, podrán complementar sus conocimientos en un área determinada, para trabajar en dicha industria. Por ejemplo, los auxiliares administrativos legales deberán tener un entendimiento consistente de la terminología legal y los procedimientos; mientras que aquellos que trabajen en la industria de la medicina, puede que tengan que estar bien versados en lidiar con compañías de seguros y reportes médicos.

Habilidades, intereses y cualificaciones:

Para ser un auxiliar administrativo necesitarás:

  • Un enfoque organizado y excelentes habilidades de manejo del tiempo
  • Buenas habilidades de comunicación
  • La habilidad de trabajar bien como parte de un equipo
  • Facilidad para el trabajo con ordenadores y teclados
  • Un buen nivel de redacción y conocimiento sobre gramática
  • Atención al detalle
  • Iniciativa

Después de terminar tu formación en los cursos auxiliar administrativo, podrás desempeñarte en cualquier industria, pero no pienses solo en hospitales, agencias gubernamentales, empresas públicas, o escuelas. En los últimos años, una gran cantidad de auxiliares administrativos han comenzado a laborar desde instalaciones tan cómodas como sus propios hogares, el cual es el caso de los auxiliares virtuales.

En definitiva, un auxiliar administrativo podrá trabajar desde prácticamente cualquier lugar y para cualquier empleador, desde un pequeño negocio hasta una gran corporación. Es uno de los oficios más comúnmente solicitados en avisos en diarios y en páginas webs de reclutamiento laboral. En organizaciones grandes, podrás incluso, ser promovido a posiciones de oficial administrativo, secretario general, supervisor o gerente de oficina y encargarte de áreas como la contabilidad o el equipamiento tecnológico. No hay una ruta o escalera corporativa definida, por lo que tu potencial de salario es prácticamente infinito, y dependerá de tus competencias acceder a posiciones de mayor recompensa, exigencia y responsabilidad.

 

Auxiliar Administrativo

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